“การประชุมออนไลน์มากเกินไปอาจทำให้คนหยาบคายกับคนรอบข้างไม่รู้ตัว” คือข้อค้นพบจากการศึกษาของ Perceptyx บริษัทให้คำปรึกษาด้านองค์กร ที่ได้จากการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับตารางการทำงานและน้ำเสียงในการสื่อสารแบบต่างๆ ของบุคคลากรระดับหัวหน้า
“หากตารางการทำงานของคุณเต็มไปด้วยนัดหมายประชุมที่อาจผุดขึ้นมาได้ทุกเมื่อ ไม่มีช่องว่าในการทำงานแบบจดจ่อ ก็อาจจะกระทบถึงวิธีการที่คุณสื่อสารกับคนในทีม โดยอาจมีแนวโน้มหยาบคายขึ้นกว่าปกติ” Andy Horng ผู้อำนวยการด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลของ Perceptyx ระบุ
นอกจากนี้ การประชุมมากเกินไปอาจทำให้ต้องใช้เวลานานกว่าเก่าในการตอบกลับคนในทีม และอาจส่งผลให้ไม่สามารถให้ความสนใจและความช่วยเหลือคนในทีมได้มากเพียงพอ
ทั้งนี้ อาจเป็นเพราะการประชุมมากไปอาจทำให้เหนื่อยล้าทั้งกายและใจ การศึกษาอีกชุดของ Perceptyx บอกว่า คนที่มีตารางการประชุมแน่นขึ้นในช่วงปีที่ผ่านมา เมื่อเทียบกับคนที่ประชุมเท่าเดิมหรือน้อยลงแล้วนั้น
- มีแนวโน้มเหนื่อยล้ากายหลังเลิกงานมากกว่าเกือบ 1 ใน 3 (33%)
- มีแนวโน้มเหนื่อยล้าใจหลังเลิกงานมากกว่าเกือบ 1 ใน 4 (24%)
ที่สำคัญก็คือ ไม่ใช่แค่ ‘จำนวนของการประชุม’ ที่ส่งผลต่ออารมณ์ แต่ ‘คุณภาพของการประชุม’ ก็ส่งผลเช่นกัน เช่น บางประชุมอาจมีจุดมุ่งหมายของการประชุมจริงๆ แต่บางประชุมก็เหมือนนัดเพื่อให้ตารางการทำงานดูแน่นๆ เท่านั้น Emily Killham ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยและข้อมูลเชิงลึกของ Perceptyx ระบุ
3 สิ่งที่จะทำให้การประชุมดีขึ้น
งานวิจัยชิ้นนี้ไม่ได้บอกว่าการประชุมออนไลน์เป็นสิ่งที่ควรยกเลิก (เพราะแน่นอนการประชุมคือพื้นที่ของการทำงานร่วมกัน) แต่กลับเป็นการชวนมาหาคำตอบของคำถามสำคัญที่ว่า ในยุค Work From Home ที่การประชุมเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าเก่าจนทำให้คนทำงานต่างเหนื่อยล้าหนักจากการประชุมแบบไม่หยุดพัก เราควรทำอย่างไรเพื่อให้การประชุมไม่กระทบคนทำงานและสภาพแวดล้อมในการทำงาน?
Killham ชี้ว่า อย่างแรกที่ควรทำคือปรับปรุงวัฒนธรรมการประชุม โดยแนะนำว่า “อาจจัดสรรเวลาบางส่วนเอาไว้ให้พนักงาน เช่น ตั้งกฎเอาไว้ว่าพุธบ่ายเป็นช่วงเวลาเป็นเวลาทำงานแบบจดจ่อที่ห้ามมีการนัดประชุม” ซึ่งแน่นอนว่าแม้จะไม่ได้ลดจำนวนการประชุมลง แต่ก็ช่วยให้พนักงานสามารถคาดเดาและจัดสรรการทำงานได้ดีกว่าเก่า ช่วยลดความตึงเครียดระหว่างสัปดาห์ที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่แน่นอน
นอกจากนี้ อีกส่ิงที่ควรทำคือลองดูใหม่ว่าประชุมแต่ละครั้งสำคัญจริงไหม เพราะเอาเข้าจริงการประชุมหลายๆ ครั้งใช้เวลาไปมากกว่าที่ควรจะให้ความสำคัญจริงๆ ดังนั้น อาจลองแทนที่ประชุมด้วยการ พูดคุยอัพเดตสั้นๆ การสื่อสารผ่านอีเมล หรือการใช้แอปพลิเคชั่นคุยงาน เช่น Slack แทน
กรณีศึกษาของ Salesforce ในการทำสัปดาห์ไร้ประชุมสามารถเป็นตัวอย่างของการประเมินความสำคัญของการประชุมใหม่ได้ดี เพราะทำให้เราได้รู้ว่าเอาเข้าจริงแล้วการประชุมหลายๆ อย่างสามารถทดแทนได้ด้วยการใช้แอปพลิเคชั่นแทนได้ เช่น Slackในการพูดคุยกับทีม หรือ Jamboard ในการระดมความคิด โดยไม่ต้องมีการประชุมออนไลน์เลยทั้งสัปดาห์
คำแนะนำสุดท้ายของ Killham คือ แต่ละการประชุมจะต้องมีการกำหนดวาระและสิ่งที่ต้องได้จากการประชุมชัดเจน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัวล่วงหน้า และได้สิ่งที่ต้องการอย่างรวดเร็วเมื่อการประชุมเกิดขึ้น (และไม่ไร้จุดมุ่งหมาย) จะได้กลับไปโฟกัสกับงานที่ต้องทำได้ต่อไป
Killham ทิ้งท้ายเอาไว้ว่า การประชุมออนไลน์ถี่ๆ ไม่เพียงแค่ทำให้คนที่มีประชุมเยอะหมดไฟเท่านั้น แต่จะส่งผลต่อสิ่งแวดล้อมในการทำงานของทั้งองค์กร ยกตัวอย่างง่ายๆ หากบริษัทไม่จัดสรรเรื่องการประชุมออนไลน์ให้ดี ก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่พนักงานที่จะต้องเข้าประชุมถี่ๆ และก็มีโอกาสที่พนักงานคนนั้นอารมณ์เสียใส่คนอื่นจนเกิดเป็นบรรยากาศที่ไม่น่าทำงานและกระทบความเป็นอยู่ที่ดีในองค์กรต่อไป
ที่มา – Fast Company
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา