ประชุมออนไลน์ยังจำเป็นอีกหรือไม่? ทำไมแม้แต่ Salesforce ยังทดลอง ‘สัปดาห์ไร้การประชุม’ ยกเลิกทุกประชุมครอบคลุมตั้งแต่ผู้บริหารถึงพนักงานระดับเริ่มต้น
Salesforce บริษัทซอฟต์แวร์ CRM จัดสัปดาห์ปลอดการประชุม (Async week) 1 สัปดาห์ ให้พนักงานตั้งแต่ระดับบริหารไปจนถึงพนักงานระดับเริ่มต้นทั้งหมดกว่า 23,000 คน เพื่อแก้ปัญหาเหนื่อยล้าจากการประชุม (Meeting Fatigue) ที่เป็นผลต่อเนื่องมาจากการหันไปทำงานแบบไฮบริด
ก่อนหน้านี้ หลายบริษัทยักษ์ เช่น HSBC และ Citibank ออกนโยบายห้ามประชุมออนไลน์ทุกวันศุกร์ แต่ Salesforce ไปไกลกว่านั้นเพราะลองยกเลิกประชุมยาวทั้งสัปดาห์ ยกเว้นว่าเป็นการคุยประเด็นสำคัญทางธุรกิจ การอบรม และการประชุมกับลูกค้า
Salesforce พูดถึงสาเหตุเบื้องหลังของ Async week ว่าเกิดจากการที่ การประชุมในยุค work from anywhere แม้ว่ามักจะสั้นกว่าเมื่อเทียบกับการประชุมแบบเดิมๆ แต่จัดถี่ขึ้นมากแถมมีคนเข้าประชุมเยอะกว่า
นอกจากการประชุมออนไลน์ถี่ๆ จะมาเบียดบังเวลาทำงานจริงๆ จนต้องใช้เวลาอีกไม่น้อยเพิ่มเติมเพื่อทำงานให้เสร็จแล้ว ยังมีงานวิจัยยืนยันว่าอาการเหนื่อยล้าจากการประชุมออนไลน์กระทบต่อสมอง อารมณ์ ไปจนถึงประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย
- ทำความเข้าใจ “ความเหนื่อยล้าจากการวิดีโอคอล” New Normal ที่ใครๆ ก็เป็น
- Work From Home ไม่เท่ากับ ประชุมออนไลน์ทั้งวัน
แพลตฟอร์มออนไลน์ เติมช่องว่างเมื่อไร้ประชุม
ไม่ใช่ว่าอยู่ดีๆ เราจะหันไปยกเลิกการประชุมอย่างเด็ดขาดได้แบบราบรื่น สิ่งสำคัญคือ ก่อนจะให้คนกว่า 2 หมื่นคนยกเลิกประชุมทั้งสัปดาห์ Salesforce วางแผนอย่างถี่ถ้วนเพื่อให้การทำงานแบบไร้การประชุมราบรื่นไม่ติดขัด
หัวใจสำคัญของการยกเลิกการประชุม คือ ต้องมีแนวทางปฏิบัติที่ละเอียดและชัดเจน เช่น
- ในการระดมสมอง ให้ใช้แพลตฟอร์ม เช่น Jamboard หรือ Miro แทน
- ในการอัปเดตงานหรือล้อมวงประชุมสั้นๆ ให้ใช้ Slack หรือ Quip ส่งข้อความอัปเดตแทน
- สร้างหน้า FAQ เพื่อตอบข้อสงสัยที่เกิดจากการยกเลิกการประชุม เช่น แบบไหนคือการประชุมที่สำคัญ? จะเลี่ยงความรู้สึกโดดเดี่ยวจากการไม่ได้ประชุมอย่างไร? หรือ จะติดตามโปรเจกต์ได้อย่างไร? เป็นต้น
ข้อค้นพบจากสัปดาห์ไร้การประชุม
จากการทดลองงดประชุม 1 สัปดาห์ ของ Salesforce ในช่วงปลายปีที่ผ่านมา ทำให้เห็นว่าเอาเข้าจริงทุกวันนี้เราอาจจะประชุมการมากเกินความจำเป็น ทั้งๆ ที่งานบางอย่างสามารถใช้ช่องทางออนไลน์อื่นๆ เข้ามาทดแทนได้
พนักงาน Salesforce บางทีมที่ใช้การอัปเดทข้อมูลผ่านเอกสารที่แชร์ร่วมกันพบว่าหลังจากนี้พวกเขาอาจจะใช้ระบบนี้ต่อไป เพื่อให้ทุกคนได้รู้ความคืบหน้าของงานให้ได้มากที่สุดก่อนเข้าประชุม เพื่อลดเวลาในการประชุมที่จะเกิดขึ้นมากเกินไป เป็นต้น
เมื่อการประชุมลดลง เราก็มีเวลาทุ่มเทให้กับงานที่ต้องทำจริงๆ มากยิ่งขึ้น ที่สำคัญจากการทดลองครั้งนี้ พนักงานกว่า 70% ชี้ว่า พวกเขามีความเครียดลดลง แถม 72% ยังบอกว่าทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
ที่มา – Salesforce
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา