เพื่อให้สามารถผ่านพ้นวิกฤตและเตรียมพร้อมรับมือความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เทคโนโลยี คือ สิ่งสำคัญอย่างมากในปัจจุบัน มารู้จัก Robot Process Automation (RPA) ซอฟต์แวร์ที่เป็นผู้ช่วยมนุษย์ที่สามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติตลอด 24 ชม.
Robot Process Automation (RPA) ช่วยลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในสถานการณ์วิกฤต Covid-19 ที่ทำให้ต้องล็อคดาวน์ ส่งผลให้หลายองค์กรต้อง Work form home และไม่สามารถเดินทางไปทำงานได้ตามปกติ ส่งผลให้การทำงานต่าง ๆ เป็นไปได้อย่างยากลำบาก และหลายองค์กรอาจจะต้องหยุดชะงัก ดังนั้น RPA จึงกลายเป็นเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมจากองค์กรต่างๆ มากขึ้น เนื่องจากช่วยลดต้นทุนได้ในระยะยาว และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเห็นได้ชัด อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้กับหลากหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่สถานบริการด้านสุขภาพ, ประกันภัย, การเงินการธนาคาร, ค้าปลีก, การผลิต และในโรงงานต่าง ๆ ที่มีลักษณะงานที่ทำซ้ำ ๆ ในปริมาณมาก หรือ งานที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็วตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังมีการนำ AI เข้ามาช่วยยกระดับ RPA เพื่อให้เป็น Intelligent Automation (IA) ได้อีกด้วย
เทคโนโลยี RPA กับการประยุกต์ใช้ในวิกฤต COVID-19
RPA สามารถประยุกต์ให้ใช้งานกับบริการสุขภาพเพื่อรับมือวิกฤต COVID-19 ได้ ไม่ว่าจะเป็นการยกระดับการทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ผ่านการสื่อสาร และการแบ่งปัน หรือเรียกใช้ข้อมูลที่รวดเร็ว โดยมี RPA คอยจัดการอยู่เบื้องหลัง
ยิ่งผู้ป่วยโรค COVID-19 มีจำนวนมาก และเริ่มมีการใช้วิธีรักษาทางไกล หรือ Telemedicine ซึ่งค่อนข้างท้าทาย หากต้องการให้คุณภาพการให้บริการเทียบเท่ากับการเข้ามาใช้บริการในโรงพยาบาล ซึ่ง RPA จะเข้ามาดูแลเรื่องนี้ได้เช่นกัน โดย RPA สามารถทำงานได้เร็วกว่า 7 เท่า อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ทำให้การจัดการงานข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งช่วยยกระดับการรักษารูปแบบใหม่ได้ทันที
ลองมาดูตัวอย่างที่น่าสนใจในการประยุกต์เทคโนโลยี RPA เพื่อใช้งานในการทำงาน เริ่มจากกระบวนการที่ตอนนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญในช่วงวิกฤต Covid นั้นคือกระบวนการที่บุคลากรทางการแพทย์จะต้องรับมือ เช่น
- กระบวนการวินิจฉัยโรคเบื้องต้น
- กระบวนการตรวจสอบข้อมูลผู้ป่วย
- กระบวนการส่ง/แชร์ข้อมูลผู้ป่วย กรณีที่มีการย้ายสถานพยาบาล
ซึ่งการนำ RPA มาช่วยงานกระบวนการดังกล่าว จะช่วยบรรเทาความรุนแรงจากการแพร่กระจายของเชื้อโรค ทำให้ลดความเสี่ยงในการติดเชื้อของบุคลากรทางการแพทย์ได้
เจาะลึกการประยุกต์เทคโนโลยี RPA ในการทำงาน
นอกจากนี้บางองค์กรยังมีการนำมาปรับใช้ช่วยลดความเสี่ยงให้กับพนักงานในองค์กร เช่น Customer Service ที่เวลาลูกค้าโทรเข้ามาสอบถามข้อมูล พวกเขาต้องการคำตอบที่ถูกต้อง และรวดเร็ว ซึ่ง RPA เข้ามาช่วยด้วยการกรองความต้องการของลูกค้า ก่อนส่งให้ฝ่ายที่ให้คำตอบได้ถูกต้องที่สุด ไม่ต้องโอนสายไปมาให้ลูกค้าเสียเวลา
หรือจะเป็น งานจัดซื้อ ที่ปกติแล้วบริษัทอุตสาหกรรมขนาดใหญ่มักจะต้องจัดซื้อวัสดุจำนวนมากเพื่อใช้ในการผลิต ซึ่งเดิมทีตัวบริษัทต้องนำราคาจากพาร์ทเนอร์แต่ละรายมาให้พนักงานวิเคราะห์ และประเมินความคุ้มค่า ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้เวลานาน ดังนั้นเทคโนโลยี RPA จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยการช่วยคำนวนความคุ้มค่า และเปรียบเทียบวัสดุประเภทอื่นตามที่ข้อมูลบริษัทมี เพื่อจัดซื้อวัสดุที่ดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุด
ทั้งงานด้าน ทรัพยากรบุคคล ก็สามารถนำเทคโนโลยี RPA ไปช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ เพราะงานด้านนี้ต้องบันทึก และจัดเรียงข้อมูลพนักงาน ยิ่งมีข้อมูลมากเท่าไร ความวุ่นวายยิ่งมาขึ้นเท่านั้น
งานด้าน บัญชีการเงิน ที่ต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก เช่นการ Download Bank Statement และ Bill Payment จากธนาคารต่างๆ ซึ่งมีมากกว่า 10 ธนาคาร การทำ Bank Reconcile การจัดการข้อมูลลูกหนี้ และข้อมูลเจ้าหนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร Invoice ที่ได้รับจาก Vendor การตั้งหนี้ การทำจ่าย การตรวจสอบข้อมูลการขอเบิกจากพนักงาน ตลอดจนการติดตามทวงหนี้ ซึ่งงานเหล่านี้เป็นงานที่มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน และมีการทำในรูปแบบเดิม
งานของ ธนาคาร และสถาบันการเงิน เช่นจัดการงาน เปิด-ปิด บัญชีของลูกค้า การตรวจสอบข้อมูล และการจัดทำรายงานต่าง ๆ
งานด้าน IT เช่น งานที่ต้องจัดการงาน Incident ที่เข้ามาในแต่ละวัน (Create User, Reset Password) และการ Monitor ระบบต่าง ๆ ก็สามารถทำได้เช่นกัน
งานด้าน การขาย ซึ่งพนักงานขายจะต้องใช้เวลาที่มีอย่างจำกัดในการจัดการ เช่น การจัดทำเอกสารใบสั่งขาย การตรวจสอบข้อมูลวงเงินของลูกค้า การจัดทำรายงานการขายต่าง ๆ เป็นต้น
ซึ่งงานเหล่านี้ทำให้องค์กรต้องให้บุคลากรใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดกับงานเหล่านี้ ดังนั้นการให้เทคโนโลยี RPA ช่วยเหลือในการจัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูล ย่อมเพิ่มเวลาให้กับพนักงานที่รับผิดชอบด้านนี้ เพื่อให้พวกเขาเอาเวลาจัดการข้อมูลไปบริหารจัดการพนักงานบริษัทให้มีความสุขในการทำงานน่าจะดีกว่า
ผู้ที่สนใจและต้องการอ่านข้อมูลเกี่ยวกับ RPA มากกว่านี้ ZyGen บริษัทที่ปรึกษาด้านไอที และพาร์ทเนอร์ Blue Prism หนึ่งในผู้พัฒนาเทคโนโลยี RPA ระดับโลก จัดงาน Process Discovery Online Workshop เพื่อเปิดให้องค์กรธุรกิจที่สนใจ เข้ามาปรึกษา และค้นหาการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ RPA ประเมินกระบวนการที่เหมาะสม โดยทั้งหมดนี้เป็นการลงทะเบียนร่วมงานฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย หากสนใจกดดูรายละเอียดได้ที่นี่เลยครับ https://zygencenter.com/rpa-online-workshop
ท่านสามารถกรอก Promotion Code : BICDC21 เพื่อรับสิทธิพิเศษเพิ่มเติมได้ทันที
สำหรับองค์กรที่ต้องการนำ RPA เข้ามาใช้งานได้อย่างเต็มศักยภาพนั้น ควรจะต้องมีการจัดทำกระบวนการที่เรียกว่า Process Discovery & Assessment หรือการคัดเลือกกระบวนการที่เหมาะสม ซึ่งถือว่าเป็นจุดสำคัญในการนำ RPA เข้ามาใช้งานในองค์กรเลยทีเดียว เพราะหากนำ RPA เข้ามาช่วยในงานต่างๆ ได้ถูกจุด RPA จะช่วยเพิ่มการทำงานส่วนนั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขณะเดียวกันหากบริหารจัดการ RPA ได้อย่างถูกต้อง บริษัทยังได้ประโยชน์จากการช่วยให้พนักงานในองค์กรมีเวลามากขึ้น สามารถพัฒนาทักษะอื่น ๆ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจได้ เพราะพวกเขาไม่ต้องมานั่งทำงานเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ซึ่งบางครั้งอาจลดทอนประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
สรุป
Robotic Process Automation หรือ RPA เป็นการลงทุนที่จำเป็นมากขึ้น เพราะหากทำได้ถูกจุด จะช่วยให้องค์กรลดต้นทุนได้ในระยะยาว และช่วยให้บุคคลากรได้ใช้เวลาพัฒนาทักษะกับส่วนงานที่มีความสำคัญมากขึ้น ในทางกลับกันยังช่วยทำให้องค์กรเกิดความคล่องตัวและเพิ่มโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ ยิ่งมีสถานการณ์ COVID-19 ระบาด การลงทุน RPA ถือว่า เป็นหนึ่งตัวช่วยในการติดอาวุธธุรกิจด้วยซอฟต์แวร์บริการจัดการส่วนต่างๆ อัตโนมัติอีกด้วย
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา