การประชุม ปัญหาอันน่าเบื่อหน่ายที่ชาวโลกต้องพบเจอตั้งแต่ก่อนที่โควิด-19 จะระบาด จนต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานสู่การทำงานที่บ้าน (Work From Home) เพราะหากมีนัดหมายประชุมเมื่อไหร่ ก็รู้ได้ทันทีเลยว่าในวันนั้นอาจต้องเสียเวลาหลายชั่วโมง หรืออาจทั้งวัน โดยที่งานไม่เสร็จ แถมมีงานใหม่เพิ่มเข้ามาอีกแบบยังไม่ทันได้ตั้งตัว
จากการเก็บข้อมูลการประชุมที่ทำโดย Harvard Business Review (HBR) พบว่า พนักงานระดับผู้จัดการอาวุโสกว่า 65% ยอมรับว่า การประชุมคืออุปสรรคสำคัญที่ทำให้งานไม่เสร็จ 71% มองว่าการประชุมนั้นไร้ประสิทธิภาพ และไม่ได้ช่วยสร้างประสิทธิภาพการทำงานเสียเลย
แถมการประชุมที่ใครๆ คิดว่าจะช่วยให้ทีมสื่อสารกันได้ดีขึ้นก็อาจไม่ใช่ความจริงเสมอไป เพราะ HBR ยังพบด้วยว่าพนักงานระดับผู้จัดการอาวุโส 62% มองว่าการประชุมไม่ได้ช่วยสร้างความสัมพันธ์อันใกล้ชิดระหว่างพนักงานในทีมเลยด้วยซ้ำ
เกือบทุกการประชุมทำให้พนักงาน ‘ไม่แฮปปี้’
อย่างไรก็ตามแม้ว่าคนทั่วโลกจะรู้ตัวว่าการประชุมไม่ได้เกิดประโยชน์ แถมในบางครั้งทำให้คนทำงานเหนื่อยแบบฟรีๆ งานที่ต้องทำก็ไม่เสร็จ แถมได้งานใหม่เข้ามาเพิ่ม แต่จากสถิติแล้วพบว่าในแต่ละวันมีการประชุมเกิดขึ้นมากกว่า 55 ล้านครั้ง เฉพาะในสหรัฐอเมริกาประเทศเดียว และกว่า 89% เป็นการประชุมที่ทำให้พนักงาน “ไม่แฮปปี้”
แถมการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพยังทำให้เกิดความเสียหายแก่ธุรกิจ คิดเป็นมูลค่ากว่า 3.99 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐ หรือประมาณ 13.3 ล้านล้านบาท ซึ่งเป็นมูลค่าความเสียหายของธุรกิจในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว
ประชุมออนไลน์ ปัญหาใหญ่ของคน Work From Home
ยิ่งในช่วงที่โควิด-19 ระบาด การประชุมออนไลน์กลายเป็นเรื่องที่หลายๆ บริษัท ทำกันแทบจะตลอดเวลา เพราะเชื่อว่าจะช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นในช่วงเวลาที่ไม่ได้เจอหน้ากันที่ออฟฟิศเหมือนที่เคยเป็น
แต่การประชุมออนไลน์ที่ไม่รู้จักจบสิ้นนี้เอง ทำให้เกิดความเหนื่อยล้า หรือที่เรียกกันว่า Zoom Fatigue เพราะการประชุมออนไลน์ต้องใช้สมาธิสูงกว่าปกติ ต้องรู้สึกถูกจับจ้องจากเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ตลอดเวลา แถมยังมีสิ่งรบกวนที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น เสียงรบกวน ปัญหาความช้าของอินเตอร์เน็ต เป็นต้น
ปัญหาที่เกิดขึ้นนี้เอง จึงไม่น่าแปลกใจเท่าไหร่ว่าทำไมบริษัทหลายแห่งทั่วโลก จึงเริ่มหันมาให้ความสนใจกับชีวิตการทำงานที่ดีของพนักงาน ด้วยการใช้นโยบาย “ห้ามประชุมออนไลน์” ในบางวัน อย่างในวงการธนาคารระดับโลกก็มี HSBC และ Citi Bank ที่ห้ามประชุมออนไลน์ทุกวันศุกร์ โดยใช้ชื่อนโยบายว่า “Zoom-Free Friday”
งดประชุมออนไลน์ ช่วยเพิ่มคุณภาพการทำงานได้จริงหรือ?
ผลการทดลองจริงจากบริษัทหลายแห่งที่มีแนวคิด “หลีกเลี่ยงการประชุม” ให้ได้มากที่สุด ยกเว้นการประชุมที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น พบว่า ประสิทธิภาพการทำงาน และความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้นจริง
CEO ของ Shamrck บริษัทด้านการจ้างงานในกลุ่มนักเรียน เล่าว่า ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มสูงขึ้นจน “ทะลุเพดาน” ทำให้การทำงานคืบหน้าไปมากกว่าแผนที่ตั้งไว้กว่า 1 ปี ส่วนพนักงานก็รู้สึกแฮปปี้ และมีส่วนร่วมกับงานที่ทำ เพราะพวกเขารู้สึกว่าได้ทำงานจริงๆ
ไม่ประชุม แล้วพนักงานทำงานกันอย่างไร
นโยบายหลีกเลี่ยงการประชุมที่ว่านี้ ไม่ได้แปลว่าจะไม่มีการสื่อสารกันระหว่างพนักงานเลย เพราะในความจริงแล้วยังมีการสื่อสารกันปกติ แต่ทำผ่านการส่งอีเมล ใช้โปรแกรมสำหรับคุยงานอย่าง Slack รวมถึงการแชร์ไฟล์เอกสาร คลิปวิดีโอ ทดแทนการประชุมออนไลน์ที่เสียเวลาจนไม่ได้ลงมือทำงานจริงๆ
ในมุมของ CEO ของ Shamrck ให้ความเห็นว่า “เธอจินตนาการไม่ออกว่าจะทำงานจริงๆ ได้อย่างไร หากมีประชุมวันละ 5-6 ครั้งต่อวัน” แถมเธอยังบอกด้วยว่า “เธอทำงานกับทีมแบบผู้ใหญ่ ไม่ใช่เด็กๆ ที่ต้องคอยสอดส่องกันตลอดเวลา”
ด้านความคิดเห็นของพนักงานในบริษัทอื่นๆ ก็ชื่นชอบกับแนวคิดหลีกเลี่ยงการประชุมออนไลน์เช่นกัน บางบริษัทเก็บข้อมูลพบว่า พนักงานกว่า 90% แฮปปี้ และรู้สึกเหมือนได้ทำงานที่บรรลุผลมากขึ้น หลังจากที่ไม่ต้องประชุมออนไลน์
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา