ในช่วงหลายสิบปีที่ผ่านมา เวลาจะสมัครงานแต่ละทีคงเห็นคีย์เวิร์ดสำคัญอย่าง “การจัดการเวลา” หรือ “Time Management” จนถึงกับมีคอร์สออนไลน์มากมายที่ช่วยให้มนุษย์ออฟฟิศทำงานภายในเวลาที่จำกัด เพราะการจัดการเวลาช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น แถมยังได้ปริมาณมากขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นการย่นระยะเวลาการประชุมให้สั้นลง การใส่งานเล็ก ๆ น้อย ๆ ลงในช่วงว่างตารางชีวิตที่แทบไม่เหลือเพื่อให้ Productive มากที่สุด ไป ๆ มา ๆ กลายเป็นการจัดการเวลาทำให้เครียดกว่าเดิมเพราะพยายามที่จะลดเวลาทำงานลง แต่พองานนึงใช้เวลาน้อยลง เวลาที่เหลือก็เอาไปทำงานเพิ่มอีกอยู่ดีและยิ่งกดดันเข้าไปใหญ่
ในช่วงจุดพีคของโควิด-19 และการเปลี่ยนไปสู่ Remote Work เผยให้เห็นข้อมูลที่น่าสนใจและความย้อนแย้งของการจัดการเวลาที่ก่อนหน้านั้น เรามองว่าจะช่วยให้ชีวิตดี มีเวลาพักมากขึ้น
ผู้คนกว่า 1 ใน 3 รายงานว่า การทำงานที่บ้านช่วยประหยัดเวลาโดยเฉพาะเวลาในการเดินทาง และราวครึ่งหนึ่งเผยว่า ตัวเอง Productive มากขึ้น แต่แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะมีความเห็นในเชิงบวกแต่ข้อมูลของบริษัทอฟท์แวร์ Atlassian กลับเผยให้เห็นว่า เวลาเฉลี่ยในการทำงานแต่ละวันของแต่ละคนยาวนานขึ้น 30 นาทีทั่วโลก ซึ่งหมายความว่าเวลาทำงานจะกินเวลาชีวิตในช่วงตอนเย็นที่ปกติเคยได้หยุดพักจากงานไป กลายเป็นว่ายิ่งจัดการเวลาให้ว่าง ยิ่งทำงานเยอะ เหมือนหลุมบนพื้น ที่หลุมยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งใส่น้ำลงไปได้มาก
หากลองมองอีกมุมหนึ่ง การจัดการเวลามาจากความเชื่อที่ว่าเวลาเป็นสิ่งที่สามารถควบคุมได้ ทั้งที่จริงแล้วเวลาเป็นเรื่องซับซ้อนและไม่แน่นอน การพยายามทำงานให้ได้มากที่สุดในเวลาที่จำกัดทำให้เกิดข้อผิดพลาดในงานมากขึ้นและทำให้งานคุณภาพต่ำลงด้วย แถมยังจำกัดความสร้างสรรค์และการทำงานร่วมกัน
Productivity ไม่ใช่สิ่งที่เลวร้าย แต่หากการจัดการเวลาที่น่าจะทำให้ได้พักผ่อนมากขขึ้นยิ่งทำให้เรายังต้องทำงานมากขึ้นเรื่อย ๆ อีก แล้วจะจัดการเวลาไปทำไมในเมื่อก็ทำงานตลอดเวลาอยู่แล้ว แล้วถ้าอย่างนั้นจะจัดการชีวิตยังไงให้ไม่ติดกับดักทำงานเพิ่ม
ลดปริมาณงานลง
“ช่วยทำงานนี้ให้หน่อยนะ” เวลาหัวหน้าพูดประโยคนี้ เราทำยังไง รีบตอบตกลงเพื่อแสดงความกะตือรือร้นหรือเปล่า พอถึงเวลาใกล้ส่งงานจริงค่อยมารู้ตัวว่างานล้นมือจนทำไม่ทัน พอจะขอเลื่อนเดดไลน์ก็ดูไม่มืออาชีพอีก บวกกับความกดดันที่จะใช้คำพูดไปอีก
เป็นปกติที่พอตกปากรับคำทำงานที่ได้รับมอบหมายมา สิ่งที่เกิดขึ้นในใจจะเป็นความกังวลว่าจะทำตามที่พูดไว้ไม่ได้ สำหรับการจัดการกับงานที่ถูกขอร้องให้ทำเพิ่ม แทนที่จะตอบว่าทำได้หรือปฏิเสธแบบโต้ง ๆ ว่าไม่ได้ ลองหยุดคิดและถามหัวหน้ากลับไปว่าอยากให้เราจัดลำดับความสำคัญให้งานไหนก่อน อย่างแรก เราจะไม่ได้หลังชนฝาให้ตอบได้หรือไม่ได้ แต่จะกลายเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าที่จะต้องช่วยจัดลำดับความสำคัญ คำตอบก็จะกลายเป็นการช่วยกันคิดแทนว่าสิ่งไหนเอาไว้ก่อนได้ ไม่ต้องทำทุกงานในเวลาเดียวกัน
ส่วนงานส่วนตัวที่จะต้องทำอยู่แล้วก็ให้ใส่ลงในปฏิทินล็อคเวลาไว้เลย เพราะปกติแแล้วเรามักจะบันทึกแค่งานที่ต้องทำร่วมกันคนอื่นลงบนตารางอย่างเช่นการประชุม แต่ไม่เผื่อเวลาไว้ให้งานส่วนตัวเพราะเรามีแนวโน้มที่จะมองโลกในแง่ดีเมื่อเป็นเรื่องเวลา พอเห็นเวลาว่างในตารางก็คิดว่าน่าจะทำทัน แต่พอถึงตอนนั้นจริง ๆ ก็พร้อมจะมีเหตุไม่คาดคิดเข้ามาเสมอ
สนับสนุนการมีอิสระในงานตัวเอง
ถ้าตื่นเช้าไปทำงานเพื่อเจอหัวหน้าที่มายืนกอดอกจ้องหน้าจอคอมฯ เราอยู่ตลอดเวลาเพื่อควบคุมทุกฝีก้าวไม่ให้ขยับตัวไปไหน แบบนี้ก็คงไม่ใช่สภาพแวดล้อมที่จะทำให้ทำงานได้ดีนัก
การสนับสนุนให้ลูกทีมมีอิสระในงานตัวเองและมีอิสระในการตัดสินใจจะทำให้โฟกัสได้ดีกว่าว่าควรจะทำงานไหนแทนที่จะต้องมานั่งกังวลเรื่องเวลา หัวหน้าควรยืดหยุ่นให้เลื่อนเดดไลน์และเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของงานได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป บอกให้ชัดเจนว่าความคาดหวังของงานอยู่ตรงไหนแล้วเชื่อใจให้ลูกทีมตัดสินใจและทำงานได้แบบอิสระด้วยตัวเอง
อีกอย่างหนึ่ง คือ หัวหน้าทีมก็ควรจะสื่อสารให้ชัดเจนว่าเป้าหมายของงานคืออะไร และช่วยจัดลำดับความสำคัญจากความสำคัญของงานจริง ๆ ไม่ใช่เรื่องของเวลา แบบนี้จะช่วยให้คนในทีมโฟกัสกับงานและทำตามเป้าหมายร่วมกันได้
ใช้เวลาให้มี ‘คุณค่า’ ตามแบบของตัวเอง
ความเข้าใจผิดเรื่องเวลาอยู่ที่ว่าแต่ละคนมีเวลาเท่ากัน สามารถทำอย่างเดียวกันในเวลาเดียวกันได้ แต่จริง ๆ แล้วแม้เราจะทำงานในช่วงเวลาเดียวกัน แต่ไม่จำเป็นว่าจะต้อง Productive และพร้อมทำงานในเวลาเดียวกัน หลายคนมีสมาธิตอนเช้า บางคนชอบเคลียร์งานดีก ๆ นั่นเพราะเวลาก็เป็นเรื่องของปัจเจกบุคคล
แทนที่จะทำงานตามเวลาที่กำหนดตอนแปดโมงเช้า พักกินข้าวตอนเที่ยงตรง แต่ลองเปลี่ยนมาทำงานเมื่อพร้อมและพักเมื่ออยากพัก หรือจากที่ยิงปฏิทินประชุมครึ่งชั่วโมงหรือ 1 ชั่วโมง ถ้าผ่านไปแค่ 20 นาทีแล้วไม่มีเรื่องสำคัญให้ต้องคุยกันแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องยื้อเวลาประชุมให้ครบ
เมื่อเวลาเป็นเรื่องของแต่ละคน การใช้เวลาให้มีความหมายและมีคุณค่าเลยไม่ใช่การโหมทำงานหนักเท่าที่จะทำได้โดยใช้ระยะเวลาที่สั้นที่สุด แต่เป็นการเลือกทำสิ่งที่สำคัญกับตัวเองบ้าง อย่างวันนึงถ้าต้องนั่งทำรายงานงบประมาณกับใช้เวลากับการเขียนบทความในเรื่องที่ชอบและรู้สึกว่ามีประโยชน์กับคนอื่น ทั้ง 2 สิ่งนี้เป็นเรื่องที่ต้องทำเหมือนกัน เพียงแต่ว่าอย่างแรกต้องงานพลังงานและความทุ่มเทจากเรา ขณะที่อย่างที่ 2 เติมเต็มและให้พลังงานกับเราเแทน
หลายคนที่ต้องการความเป็นระเบียบในชีวิตอาจไปได้ดีกับการจัดการเวลาแบบที่คุ้นเคยกัน แต่สำหรับคนที่ทำงานตามตารางเวลาไปเรื่อย ๆ จนตอบคำถามตัวเองไม่ได้ว่าที่ทำอยู่ทำไปเพื่ออะไร หรือคนที่จัดการเวลาได้ดีจนมีเวลาว่างเหลือเฟือแล้วแต่พอว่างแล้วก็ต้องทำงานเพิ่มอยู่ดี ก็อาจลองหาการนิยามของการจัดการเวลาแบบใหม่ให้ดีต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิตให้มากขึ้นตามเงื่อนไขชีวิตของแต่ละคน
อ่านเพิ่มเติม
- ไหนบอกแค่ทำงานตาม JD รู้ตัวอีกทีทำครอบจักรวาล Say No กับงานอย่างไรให้ดูดี
- ทำงานทุกวันเหมือนหนูปั่นจักร ชีวิตวนลูปไร้จุดหมาย เพราะชีวิตไม่ได้ผูกอยู่กับแค่งาน
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา