TCEB พลิกเกมสนับสนุนงานประชุมสัมมนาออนไลน์ พร้อมช่วยผู้ประกอบการผ่านวิกฤต COVID-19

แม้บทบาทจริงๆ ของ TCEB หรือสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) จะเน้นการดึงงาน และส่งเสริมการจัดประชุมสัมมนาและงานแสดงสินค้า ตามสถานที่ต่างๆ ในประเทศไทย แต่ด้วยตอนนี้โรค COVID-19 ระบาดอย่างหนัก ทำให้ TCEB ต้องปรับบทบาทเร่งช่วยผู้ประกอบการ

tceb

มากกว่าสนับสนุน คือช่วยเหลือผู้ประกอบการ

ก่อนหน้านี้ TCEB ได้ช่วยดึงบริษัท และองค์กรต่างชาติ รวมถึงบริษัทต่างๆ ในประเทศไทย ให้จัดงานประชุมสัมมนาในพื้นที่ต่างๆ ของประเทศ เพื่อส่งเสริมให้เกิดเงินทุนหมุนเวียนในพื้นที่นั้นๆ และเป็นการสร้างรายได้ให้กับประเทศอีกทางหนึ่ง เพราะนอกจากองค์กรต่างๆ จะทำเงินให้สะพัดแล้ว ผู้ประชุมสัมมนาก็ได้รับประสบการณ์ใหม่ๆ ในไทยด้วย

แต่เมื่อเกิดวิกฤตโรค COVID-19 ระบาด การกระตุ้นให้องค์กรทั้งใน และต่างประเทศ มาจัดงานประชุมสัมมนาก็คงทำได้ยาก ทำให้ TCEB มีการตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับเรื่อง COVID-19 โดยเฉพาะ พร้อมออกมาตรการเยียวยาธุรกิจไมซ์ (MICE) เพื่อช่วยเหลือผู้ประกอบการไมซ์โดยเฉพาะ เช่น Virtual Meeting Space Campaign หรือ VMS การส่งเสริมการใช้แพลทฟอร์มออนไลน์เพื่อเพิ่มศักยภาพผู้ประกอบการไมซ์ในภาวะวิกฤติ COVID-19

  • Webinar ส่งเสริมการจัดประชุมสัมมนาเสมือนจริงผ่านระบบออนไลน์ ให้การสนับสนุนการจัดหาและบริหารจัดการแพลทฟอร์มออนไลน์ สำหรับผู้จัดงานและผู้ประกอบการไมซ์ที่ต้องการจัดประชุมสัมมนา ไม่ว่าจะเป็นการไลฟ์ (LIVE) การนำเสนอสไลด์ดิจิทัล ควบคู่ไปกับการพูดคุย แชร์ประสบการณ์ พูดคุยกับวิทยากร รวมถึงสอบถามและทำโพลสำรวจต่างๆ เป็นต้น สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 10,000 คนต่องาน

tceb

  • O2O (Offline to Online) การจัดงานแสดงสินค้าผ่านระบบออนไลน์ ให้การสนับสนุนการจัดหาและบริหารจัดการแพลทฟอร์มออนไลน์สำหรับผู้จัดงานแสดงสินค้า โดยเฉพาะผู้จัดงานแสดงสินค้าที่ได้รับผลกระทบ ระบบนี้จะสามารถใช้เครื่องมือถ่ายทอดสดผ่านไลฟ์สตรีมมิ่งทั้งจากสตูดิโอหรือสถานที่ของผู้จัดงาน รวมถึงมีระบบการชำระเงินออนไลน์ที่สามารถเพิ่มยอดขายให้แก่ธุรกิจได้อีกด้วย

tceb

  • E-learning Platform ศูนย์การเรียนรู้คอร์สฝึกอบรมออนไลน์สำหรับผู้ประกอบการไมซ์ เพื่อช่วย Upskills และ Reskills ผู้ประกอบการไมซ์ในช่วงที่ไม่สามารถจัดงานได้ โดยมีประกาศนียบัตรรับรองการเข้าอบรมหากเรียนรายวิชาครบตามที่กำหนด

tceb

ซึ่งโครงการ VMS จะให้การสนับสนุนตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2563 เป็นต้นไป ผู้ประกอบการที่สนใจสามารถสอบถามได้ที่ ฝ่าย MICE Intelligence และนวัตกรรม สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ อีเมล vms@tceb.or.th

และอีกมาตรการเยียวยาที่น่าสนใจ คือ สนับสนุนงบประมาณสำหรับสถานประกอบการไมซ์ เช่น ศูนย์ประชุม และโรงแรม ที่ได้รับมาตรฐานสถานที่จัดงานประเทศไทย หรือ Thailand MICE Venue Standard (TMVS) หรือเป็นผู้ประกอบการโรงแรมซึ่งเป็นสมาชิกของสมาคมโรงแรมไทย หรือ Thai Hotel Association (THA) “จัดประชุมอย่างไร ปลอดภัยไร้ COVID-19” โดยนำแนวปฏิบัติควบคุมและป้องกันไวรัส COVID-19 ของกระทรวงสาธารณสุขมาปฏิบัติในสถานที่จัดงาน เพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้บริการ เช่น ติดตั้งอุปกรณ์ตรวจวัดอุณหภูมิ ติดตั้งจุดบริการแอลกอฮอล์ และการเว้นระยะห่างทางสังคม เป็นต้น โดยมาตรการนี้สามารถขอรับสนับสนุนได้ตั้งแต่เดือนเมษายน-มิถุนายน 2563 สอบถามได้ที่ ฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ อีเมล MICEstandards@gmail.com

tceb

tceb

tceb

นอกจากนี้ หากวิกฤตการระบาดของโรค COVID-19 สิ้นสุดลง ทาง TCEB ก็มีแผนทำ Roadshow ในกลุ่มประเทศอาเซียน และเอเชีย เพื่อจูงใจให้นักธุรกิจเข้ามาทำธุรกิจในประเทศไทยมากขึ้น ทั้งยังมีการออกนโยบายอัดฉีดเงินให้ผู้ประกอบการเช่นเดียวกัน

ประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องยาก หากทุกคนเปิดใจ

แม้การประชุมสัมมนาออนไลน์นั้นหลายคนอาจไม่คุ้นเคย แต่หากใช้เครื่องมือที่เหมาะสมก็น่าจะทำให้หลายคนเปิดใจ และยินดีประชุมสัมมนาออนไลน์ได้ ซึ่งวันนี้ TCEB มีเครื่องมือดีๆ มาแนะนำให้ผู้อ่านได้รับรู้ไปด้วยกัน และหวังว่าจะเป็นส่วนหนึ่งในการช่วยให้หลายองค์กรผ่านพ้นวิกฤตนี้ไปได้

เริ่มที่เครื่องมือการจัดประชุมออนไลน์กันก่อน เพราะหากไม่มี การประชุมที่มีประสิทธิภาพมันก็เกิดขึ้นไม่ได้ทันที โดย TCEB อยากแนะนำเครื่องมือที่ชื่อว่า Zoom โปรแกรมฟรีที่สามารถจัดประชุมพร้อมกันได้กว่า 100 คน แถมใช้ได้ทั้งบนโน้ตบุ๊ก และโทรศัพท์มือถือด้วย

นอกจากนี้ Zoom ยังสามารถทำพรีเซนต์ออนไลน์ให้กับผู้ร่วมประชุมได้เช่นกัน แต่ก่อนจะถึงจุดนั้น การนัดแนะให้ทุกคนรู้ว่าวันไหน หรือเมื่อไรจะเกิดการประชุม การใช้ Google Calendar ก็เป็นอีกคำตอบที่ดี เพราะสามารถแจ้งเตือนวัน และเวลาในการประชุมได้หลายคนพร้อมกัน แถมยังรู้ว่ามีผู้ร่วมประชุมคนไหนไม่ว่างด้วย

tceb

องค์กรเล็ก-ใหญ่ สามารถทำได้ และควรทำทันที

ขณะเดียวกันการประชุมสัมมนาออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพก็ควรมีเอกสารประกอบการประชุม ซึ่งผู้จัดประชุมก็สามารถแก้ปัญหานี้ได้ง่ายๆ ด้วยการนำเอกสารทั้งหมดไปเก็บไว้ใน Google Drive และอนุญาตให้ผู้ร่วมประชุมเข้าถึง เพียงแค่นี้ทุกคนก็สามารถทราบรายละเอียดของการประชุมไปพร้อมๆ กันได้

แต่หากจำเป็นจริงๆ ว่าต้องมีการส่งเอกสารการประชุมไปให้ถึงมือผู้ร่วมประชุม บริการแมสเซ็นเจอร์ต่างๆ ก็พร้อมให้บริการทั้ง Grab, LINE MAN และ GET ส่วนถ้าต้องการเช็คชื่อผู้ร่วมประชุมว่าเข้า และออกตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ ก็ทำได้ผ่านเครื่องมืออย่าง Happy Work หรือ Time Mint ได้ทันที

tceb

เมื่อรู้อย่างนี้แล้ว การประชุมสัมมนาออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือขนาดใหญ่ ก็สามารถทำได้ เพราะเครื่องมือบางตัวที่มีประสิทธิภาพสูงก็ไม่มีค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังเรียนรู้การใช้งานได้ค่อนข้างง่าย และถึงผู้ใช้บางคนจะไม่เข้าใจ ทาง TCEB ก็พร้อมให้คำปรึกษาในการเข้าใช้งานเครื่องมือนั้นๆ เพื่อให้ทุกองค์กรเริ่มต้นอย่างทันท่วงที

สรุป

Work From Home เป็นเรื่องที่ทุกองค์กรและทุกคนควรทำ และต้องเริ่มตั้งแต่วันนี้ เพราะสถานการณ์ COVID-19 ระบาดอาจจะไม่จบลงง่ายๆ แต่หากใครยังไม่เข้าใจ หรือไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดี TCEB ก็เป็นหน่วยงานรัฐอีกช่องทางที่สามารถให้คำแนะนำได้ เพราะที่นี่คือผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการของประเทศไทย

ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา

mm
Branded Content เป็นบทความที่ได้รับการสนับสนุนจากสปอนเซอร์