เวลาที่เรามีใน 1 วัน คือ 24 ชั่วโมงเท่าๆ กันทุกคน แต่เคยตั้งคำถามไหมว่า ทำไมมหาเศรษฐีหรือบุคคลที่ประสบความสำเร็จทั่วโลก ถึงสามารถดูแลบริษัท หรือทำหลายๆ งานได้พร้อมกันภายในวันเดียว คำตอบคือ การบริหารจัดการเวลา
ถ้าบริหารจัดการเวลาไม่ดี ต่อให้มีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงต่อวัน ก็ยังไม่พอ แต่แน่นอนว่าในความจริงเราคงไม่สามารถเพิ่มเวลาในชีวิตของเราได้ การบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันจึงเป็นเรื่องที่ควรทำ โดยเริ่มต้นง่ายๆ จากการบันทึกกิจกรรมหรืองานที่ต้องการทำลงไปในปฎิทิน
แต่ John Zeratsky อดีตพนักงานที่ทำงานกับ Google มานานถึง 15 ปี มีวิธีการบริหารจัดการเวลาด้วยการบันทึกกิจกรรมหรืองานต้องทำที่แตกต่างออกไปจากคนอื่น ที่มักบันทึกเฉพาะงานที่มีความสำคัญลงไป เพราะ Zeratsky เลือกที่จะบันทึกทุกกิจกรรม ตั้งแต่การทานอาหาร ช่วงเวลาพัก ประชุม หรือแม้แต่ออกกำลังกาย
Zeratsky เล่าว่า เขาต้องการนึกถึงทุกๆ สิ่งในชีวิตที่เขาจำเป็นต้องทำ ไม่ใช่เฉพาะเรื่องงานเท่านั้น เมื่อไหร่เป็นเวลาสำหรับพัก เมื่อไหร่เป็นเวลาสำหรับการทานอาหารกลางวัน เพราะบางครั้งเราก็ไม่อาจตัดสินใจที่จะทำกิจวัตรต่างๆ ได้อย่างดีพอ การบันทึกเวลาไว้ล่วงหน้าอาจดีกว่าการตัดสินใจด้วยตัวเองที่หน้างาน
แทนที่จะใช้การคิดว่าในแต่ละวันจะต้องทำงานหรือกิจกรรมอะไรบ้าง ก็เปลี่ยนเป็นการวางแผนและบันทึกลงไปในปฎิทินเลยจะดีกว่า
จดบันทึกทุกกิจกรรมที่ต้องทำลงปฎิทิน
วิธีการบันทึกกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำของ Zeratsky จะแบ่งออกเป็น 2 วิธี วิธีแรกจะเป็นการสร้างประเภทของปฎิทินขึ้นมาใหม่ เพื่อแยกเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัว เช่น ปฎิทินเรื่องงานจะบันทึกเกี่ยวกับการประชุม นัดหมายที่ต้องทำ การจัดการกับงานเอกสาร ส่วนปฎิทินเรื่องส่วนตัว จะบันทึกเรื่องอื่นๆ เช่น นัดหมายการหาหมอ นัดไปทานอาหารเย็นกับเพื่อน ซึ่งทั้งสองปฎิทินสามารถเลือกที่จะเปิดปิดได้ จะช่วยให้การวางแผนเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวง่ายขึ้น และรู้ว่าช่วงเวลาไหนที่ยังมีความทับซ้อนกันอยู่บ้าง
ส่วนอีกวิธีหนึ่ง จะคล้ายๆ กับวิธีแรก คือการบันทึกทุกกิจกรรมลงไป แต่จะไม่แยกประเภทเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัว วิธีนี้จะเป็นการบังคับให้ต้องมีการบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันที่ดีกว่า
วิธีการบริหารจัดการเวลาของ Zeratsky ช่วยทำให้เขาสามารถทุ่มเทพลัง และความตั้งใจทั้งหมดที่มีลงไปกับสิ่งที่ต้องทำ รวมถึงสร้างความสมดุลระหว่างงานประเภทต่างๆ ที่ต้องทำในวันเดียวกัน เช่น งานเอกสาร งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรือแม้แต่การมีปฎิสัมพันธ์กับผู้อื่นๆ
เริ่มต้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป ไม่ต้องรีบ
Zeratsky แนะนำว่า ให้การบันทึกกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำในแต่ละวัน ให้เริ่มต้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป ไม่ต้องรีบร้อน อาจเลือกกิจกรรมที่มีความยืดหยุ่น เรายังคงมีอำนาจในการจัดการได้ มาบันทึกในปฎิทินของเราเป็นอันดับแรกๆ
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา