ทำงานที่บ้านไม่ได้มีแค่ความเหนื่อยล้าจากการประชุมออนไลน์ แต่ยังมีสิ่งเล็กๆ อย่างอีเมลที่เราใช้กันจนเคยชิน แต่กลายเป็นภาระอันน่าปวดหัวช่วง Work From Home
ในช่วง 1 ปีกว่าๆ ที่ผ่านมา ทั่วโลกจำเป็นต้องเผชิญกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 การทำงานที่บ้าน (Work From Home) กลายเป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แม้ในช่วงแรกหลายๆ คนจะมองว่าการทำงานที่บ้านมีแต่ข้อดี แต่กลายเป็นว่าเมื่อเวลาผ่านไปนานๆ การทำงานที่บ้านก็ไม่ได้มีแต่ข้อดีอย่างที่คิด
คนที่ทำงานที่บ้านมาเป็นเวลานานหลายคนต้องเผชิญกับปัญหา Zoom Fatigue หรือภาวะความเหนื่อยล้าจากการประชุมออนไลน์ จากการที่ต้องใช้สมาธิจดจ่อกับการประชุมผ่านหน้าจอมากกว่าปกติ
Email Fatigue ความเหนื่อยล้าที่เกิดจากการอ่านอีเมล
แต่อย่างไรก็ตามการทำงานที่บ้านไม่ได้มีแค่ความเหนื่อยล้าที่เกิดจากการประชุมออนไลน์เท่านั้น แต่เครื่องมือพื้นฐานที่เราใช้กันอย่างเคยชินมานานนับสิบๆ ปี ก็สร้างความเหนื่อยล้าให้กับเราเช่นเดียวกัน นั่นคือ Email Fatigue หรือความเหนื่อยล้าที่เกิดจากอีเมล
Superhuman Mail แอปพลิเคชันอีเมลรายหนึ่งได้ทำการสำรวจการใช้งานอีเมลของคนที่ต้องทำงานที่บ้าน พบว่า กว่า 30% ข้อความ และอีเมลในกล่องข้อความที่มีมากเกินไป คือสิ่งที่รบกวนการทำงานมากที่สุดอย่างหนึ่ง มากกว่าสภาพแวดล้อมภายในบ้าน และ Social Network ที่เป็นสิ่งรบกวนการทำงานของพนักงานจำนวน 18% และ 17% ตามลำดับ
ยอมรับไปเจอรถติด ดีกว่าต้องใช้เวลาไปกับการอ่านเมล
และเมื่อถามคนที่ต้องทำงานที่บ้าน ว่าอยากเลี่ยงจากกิจกรรมใดมากที่สุด คำตอบอันดับแรก คือการประชุมออนไลน์ กว่า 44% ในขณะที่อีเมลตามมาติดๆ ที่ 31% และอยากทำงานที่บ้านโดยไม่มีการแจ้งเตือน (Notification) เป็นสิ่งรบกวนอีก 25%
ยิ่งเจาะลึกลงไปที่การใช้งานอีเมลขณะทำงานที่บ้าน จะพบว่าคนที่ทำงานที่บ้านกว่า 2 ใน 3 ยอมเลือกกลับไปเผชิญกับการเดินทางแบบเดิม มากกว่าการใช้งานอีเมลขณะทำงานที่บ้านเสียอีก
สาเหตุที่ทำให้อีเมล ซึ่งเป็นเครื่องมือในการสื่อสาร และการทำงานมานานหลายสิบปี กลายเป็นสิ่งที่สร้างความเหนื่อยล้าให้กับการทำงาน ในช่วงเวลาที่คนจำเป็นต้องทำงานที่บ้าน เป็นเพราะโอกาสในการพูดคุยกันแบบตัวเป็นๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุม หรือการพูดคุยกันขณะเจอกันโดยบังเอิญช่วงพักเที่ยง หรือช่วงแวะไปเข้าห้องน้ำหมดไปอย่างสิ้นเชิง กลายเป็นว่าตอนนี้หากอยากจะคุยงานกัน อีเมลก็จะกลายเป็นทางเลือกแรกๆ เรียกง่ายๆ ว่า อะไรๆ ก็ต้องส่งอีเมลทั้งสิ้น
แนะนำเทคนิคใช้งานอีเมลอย่างไร ไม่เหนื่อยล้า แต่ได้งาน
อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่าอีเมลจะมีแต่ข้อเสีย จนทำให้หลายๆ คนเข็ดขยาดไม่อยากใช้งาน แต่ความจริงยังนับว่าโชคดีอยู่มาก ที่ความเหนื่อยล้าจากการใช้งานอีเมลสามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ด้วยการปรับนิสัยการใช้งานอีเมลเสียใหม่
Laura Mae Martin ผู้ที่ทำหน้าที่ให้คำแนะนำผู้บริหารจาก Google ได้แนะนำเทคนิคในการใช้งานอีเมลให้ได้ประโยชน์สูงสุด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แถมไม่เหนื่อยล้าแบบง่ายๆ ดังนี้
คัดสิ่งที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานออกไป
สิ่งแรกที่ Martin แนะนำให้ทำก่อนจะเริ่มทำงานโดยใช้อีเมล คือการคัดกรองสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานออกไปจากอีเมลให้หมด ทั้งอีเมลโปรโมชัน และจดหมายข่าวต่างๆ โดยใช้ระบบฟิลเตอร์เพื่อคัดกรองอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกไปยังกล่องจดหมายแยก
ทำเครื่องหมายในสิ่งที่สำคัญ
เมื่อแยกสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานออกไปจากอีเมลได้แล้ว ขั้นตอนต่อไป Martin แนะนำให้ทำเครื่องหมาย “สำคัญ” ในอีเมลที่มีความสำคัญจริงๆ เช่นอีเมลจากเจ้านาย ที่จำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จทันทีก่อนงานอื่นๆ
ใช้เวลา 20 นาทีเช็คอีเมลใหม่ก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน
ปัญหาอย่างหนึ่งที่น่าปวดหัวของอีเมล คือ การต้องคอยเข้าไปเช็คอีเมลหลายๆ รอบต่อวัน พร้อมๆ กับการทำงานอื่นไปด้วย Martin จึงแนะนำให้ใช้เวลา 20 นาทีก่อนเริ่มทำงานในแต่ละวันไปกับการเช็คอีเมลก่อน โดยให้ลบอีเมลที่คิดว่าไม่จำเป็นออกไปก่อน ส่วนอีเมลที่เหลือให้แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่
-
- อีเมลที่ต้องอ่าน แต่ไม่ต้องทำอะไรต่อ
- อีเมลที่ต้องทำงานต่อ
- อีเมลที่ต้องรอข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม จึงจะสามารถทำงานต่อได้
โดยอีเมลที่ต้องทำงานต่อ หากสามารถทำได้ภายในเวลาไม่กี่นาที ให้จัดการให้เสร็จเรียบร้อยในทันที หากไม่สามารถทำได้ ให้จัดประเภทตามความเร่งด่วน เช่น ต้องทำให้เสร็จก่อนเที่ยง หรือต้องทำให้เสร็จก่อนเลิกงาน
สาเหตุที่ทำให้ Martin แนะนำให้มีการจัดการกับอีเมลก่อนเริ่มทำงานในแต่ละวัน เป็นเพราะการใช้อีเมลก็เหมือนการซักเสื้อผ้า หากซัก ตาก แล้วนำไปพับเก็บในทันที ก็จะไม่ต้องใช้เวลานาน แต่หากซักไว้ ผ้าแห้งแล้วก็ไม่ยอมเก็บก็จะกลายเป็นภาระที่ใหญ่ และต้องใช้เวลาในการจัดการมากขึ้นเรื่อยๆ
วิธีที่ Martin แนะนำให้จัดการกับอีเมล สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง โดยพนักงาน Google ที่เลือกใช้วิธีที่ Martin แนะนำ สามารถประหยัดเวลาที่ต้องใช้ไปกับอีเมลได้ถึง 19%
ที่มา – Fastcompany, Blog.superhuman
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา