วานนี้ มายด์แชร์ ประเทศไทย (Mindshare) เปิดออฟฟิศให้ Brand Inside ได้ร่วมกิจกรรม PAPERSPACE X Mindshare แชร์วิธีคิด…ออฟฟิศที่รองรับการทำงานในอนาคต ถือเป็นการปรับปรุงเลย์เอาท์ออฟฟิศครั้งใหญ่ที่ทำงานร่วมกับเปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงานให้เหมาะกับการใช้งานจริงทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ออฟฟิศใหม่นี้ออกแบบโดยใช้หลักการ Activity Based Workplace (ABW)
สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง PAPERSPACE กล่าว “ในอีก 10 ปีข้างหน้า การเป็นประชากรโลก จะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากทุกมุมโลก กำแพงภาษาจะพังทลายลง ไลฟ์สไตล์เปลี่ยน เทรนด์ของสำนักงาน (Workplace) ก็จะเปลี่ยนไปด้วย พื้นที่ใช้สอยออฟฟิศจะลดลง ทำให้ไม่เสียเวลาเดินทางหลายชั่วโมง”
“จะมีการใช้อุปกรณ์ไฮเทค (Wearable device) ผสมกับจอฉายภาพให้ติดต่อสื่อสารผู้ร่วมงาน ขณะที่ปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI (Artificial Intelligence) จะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมการทำงาน และสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานของพื้นที่ได้”
ปัทมวรรณ สถาพร กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย เล่าว่า “ช่วงแรกเริ่มของมายด์แชร์มีพนักงานเพียง 40 จนตอนนี้ขยายเป็น 222 คนแล้ว ออฟฟิศของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีที่แล้ว ปัญหาที่พบคือพอคนเยอะมากขึ้น พื้นที่เท่าเดิม เราจำเป็นต้องมี Working space งานของเราต้องดูแลความรับของลูกค้า จึงต้องส่วนที่ปิดลับบ้าง ทำให้พื้นที่เราเริ่มทึบ จึงหาทางทำให้น่าอยู่มากขึ้น ขณะเดียวกัน ก็ต้องมีเรื่องที่ต้องรักษาความลับได้อยู่ด้วย”
“จากนั้น จึงเกิดโจทย์ว่าจะสร้างพื้นที่แบบไหนจะเข้ากับพนักงานที่ทำงานกันเป็นทีมเวิร์ค และเพิ่มขีดความสามารถ สร้างความคิดสร้างสรรค์ เกิดการต่อยอดทางความคิด และเสนอสิ่งที่ดีที่สุดให้ลูกค้าได้ จึงต้องการสร้างออฟฟิศที่รองรับการทำงานในอนาคต ให้เขามีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานกับที่นี่และอยากทำต่อไป รวมถึงดึงดูดคนที่มีความสามารถจากที่อื่นมาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรด้วย”
“พื้นที่ออฟฟิศยุคนี้ ควรยึดตามหลักอไจล์ (Agile) ที่ช่วยให้เกิดการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนด้านเอกสารลง ลดการแบ่งลำดับชั้นของพนักงานเพื่อให้ปฏิสัมพันธ์ดีขึ้นกว่าเดิม มีการแบ่งปันและเรียนรู้ระหว่างกันในทีมมากขึ้น”
“ภายใต้คอนเซ็ปต์ Client-centric team’ คือยึดลูกค้าเป็นจุดศูนย์กลาง เพื่อนำเสนอทางแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้ดีขึ้น ส่งผลให้ทุกคนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เหล่านี้ ช่วยพัฒนาธุรกิจลูกค้าได้อย่างเต็มที่”
สมบัติ เล่าว่า “ออฟฟิศของมายด์แชร์ ตรงส่วนที่เป็น โถงของชั้น 22, 23, 24 จะทะลุกัน แต่ว่าก่อนที่จะมาออกแบบใหม่นี้ ยังมืดอยู่ มีคนจำนวนเยอะ แต่พื้นที่ไม่ได้เพิ่มขึ้น จึงมาคิดต่อว่า เราจะทำยังไงให้พื้นที่เพิ่มขึ้น จึงคิดออกแบบภายใต้แนวคิด Activity-Based Workplace สร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น คล่องตัวมากขึ้น ซึ่งเป็นแนวคิดที่นิยมกันทั่วโลก”
“ตัวอย่าง สมมติว่าผมทำงานเป็นพนักงานขาย ผมไม่ต้องเข้าออฟฟิศครบ 5 วัน ก็ไม่จำเป็นต้องนั่งโต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) เปลี่ยนมานั่งโต๊ะทำงานแบบ Hotdesk คือพื้นที่ใดในสำนักงานก็สามารถนั่งทำงานได้ สามารถเคลื่อนย้ายได้สะดวก”
“นอกจากนี้ ที่นี่ยังมีปัญหาห้องประชุมไม่พอ บางครั้งคนน้อยก็ใช้ห้องใหญ่ พื้นที่เหลือ เราจึงใช้ผนังเข้ามาช่วยแบ่งห้องสำหรับห้องประชุมที่ต้องใช้คนเยอะก็สามารถเปิด-ปิดให้พื้นที่ขยายเพิ่มได้ หรือลดขนาดได้ ก็ถือว่าช่วยได้เยอะ”
“เวลามีการประชุม Town Hall ที่ต้องรวมผู้คนเข้าไว้ด้วยกันจำนวนมาก เราก็สามารถยกผนังออกมาเพื่อให้ผู้คนมาร่วมประชุมพร้อมกันในจำนวนมากได้”
“โดยก่อนที่จะออกแบบ เราก็ใช้ VR (Virtual Reality) มาช่วยให้ลูกค้าได้ดูพื้นที่เสมือนจริงว่า ถ้าเราออกแบบมาแล้วจะเป็นอย่างไร ความลึก ความกว้าง เขาก็เห็นภาพชัดเจนขึ้น ก็ทำให้ช่วยตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าอยากได้อะไรเพิ่มเติมบ้าง”
“ภาพที่เห็นครั้งแรกของมายด์แชร์ ต้องยอมรับว่า พื้นที่ถูกปิด มืด จนมองไม่เห็นคาแรคเตอร์ของมายด์แชร์ ก็เลยออกแบบให้ดูโฉบเฉี่ยว ลึกลับ ทันสมัยมากขึ้น”
ปัทมวรรณ เล่าถึงพนักงานแต่ละคนว่า “พวกเขาก็จะมีของที่เขาชอบวางไว้บนโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะหมู่บูชา ตุ๊กตา พอแต่ละโต๊ะเอาของมาไว้เพิ่มมากขึ้น พื้นที่ก็รกมากขึ้น เราจึงเปลี่ยนพฤติกรรมใหม่ด้วยการให้เขามีล็อคเกอร์ของตัวเอง”
“ของบนโต๊ะก็ไม่มีอีกต่อไป ให้นำไปเก็บไว้ในล็อกเกอร์ได้ ซึ่งก็พบว่า พนักงานก็มีการสื่อสารพูดคุยกันมากขึ้น บรรยากาศในที่ทำงานทำให้คนอยากพูด อยากคุย อยากมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันมากขึ้น”
สมบัติ กล่าวว่า “เราพบว่า Workplace หรือสถานที่ทำงานนี้ ส่วนหนึ่งเป็นตัวดึงดูด Talent หรือคนเก่งๆ ให้เขาอยากเข้ามาร่วมงานด้วย คนส่วนใหญ่ก็จะเลือกทำงานในสถานที่ที่ตัวเองรู้สึกภูมิใจ ใช้ที่ทำงานบอกความเป็นตัวตนของพวกเขาได้ ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายรูปลง Instagram ให้คนรับรู้ ซึ่งก็ถือว่าโซเชียลมีเดียมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมคน 10 ปีก่อนหน้านี้บรรยากาศไม่ได้เป็นแบบนี้”
“เราจัดให้มีห้อง Phone Booth ด้วย เป็นห้องขนาดเล็ก ไว้สำหรับใช้ Conference Call เช่นการใช้ Google Hangout ให้เขาได้มีพื้นที่แบบไม่ต้องรบกวนคนข้างๆ และให้มีความส่วนตัวด้วยการให้เข้าไปทำงานในห้องคนเดียวได้ ซึ่งคนข้างนอกจะไม่ได้ยินเสียง ขณะเดียวกันก็ไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในห้องประชุมใหญ่ด้วย ในห้องนี้เราจะมีคอมพิวเตอร์ให้ เซ็ตระบบให้คุยออนไลน์ได้ทันทีเลย”
“ตู้เหล็กที่สำหรับใส่เอกสารก่อนหน้านี้ ก็ใช้วิธีพิมพ์สติ๊กเกอร์มาตกแต่งตามธีมของมายด์แชร์ก็ให้เป็นสีม่วง เหนือโต๊ะทำงานให้เป็นไฟสว่าง โต๊ะที่ไว้สำหรับพูดคุยหรือประชุมในพื้นที่ห่างออกไปเราก็ใช้ดวงไฟอีกแบบให้มันมีมิติมากขึ้น”
ปัทมวรรณ เล่าว่า “เดิม ทุกยูนิตจะมีแพนทรีของตัวเอง (Pantry พื้นที่สำหรับทำอาหาร เครื่องดื่ม หรือไว้สำหรับทานอาหาร) ตอนนี้เราใช้พื้นที่หรือ Space มาบังคับพฤติกรรมคน ให้เขาหันมาใช้แพนทรีรวม ฝ่ายที่ต้องดูแลงานของ KFC, ยูนิลิเวอร์, เทสโก และเป๊ปซี่ก็จะมาใช้แพนทรีรวมกัน ซึ่งทุกที่นั่งก็จะมีปลั๊กให้ใช้ทำงานได้เลย มีสกรีนบางๆ ให้รู้สึกส่วนตัวขึ้นบ้าง ไม่เปิดโล่ง ทุกคนจะมีบัตรเข้าได้เฉพาะพื้นที่ตัวเอง”
สิ่งที่เราคุยกันเยอะในวัน Mindshare day คือ
(1) Sustainability ไม่มีพลาสติก ลูกโป่ง เราเพิ่งจะทำแคมเปญสองเดือนที่แล้ว Purple Go Green (Purple หมายถึงสีของมายด์แชร์) ตอนนี้ก็เกิดขึ้นจริงแล้วจากทีมร่วมมือกันทำ
(2) ให้ผู้หญิงมีบทบาทสำคัญ มายด์แชร์มีผู้หญิงทำงาน 90% เราก็มีห้องปั๊มนมลูกให้ โดยปกติ ในหนึ่งปีเฉลี่ยแล้วพนักงานหญิงของเราจะมีลูก 3 คน เราเห็นว่าผู้หญิงทำงานในกรุงเทพฯ ส่วนใหญ่เป็น Working woman เราไม่ควรเป็นหนึ่งในอุปสรรคที่จะทำให้ผู้หญิงไม่สามารถประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานได้ เราก็พยายามส่งเสริมในจุดนี้ด้วย
(3) จัดการขยะ ในส่วนที่เป็นแพนทรี (Pantry) เราก็ให้มีการแยกขยะด้วย ถุงพลาสติกและแก้วพลาสติกหายไปเยอะมาก ปกติก่อนที่เราจะหันมาจัดการขยะนี้ แม่บ้านสามารถนำพลาสติกไปขายได้มากถึง 100 กิโลกรัมต่อเดือน เดี๋ยวนี้แทบไม่มีแล้ว
สิ่งที่ปัทมวรรณเล่าว่าวิธีการวัดความพึงพอใจของพนักงานคือ “มายด์แชร์จะมีการทำผลสำรวจพนักงานทุก 3 เดือน หลังจากที่ปรับพื้นที่ ออกแบบใหม่แล้ว เราพบว่าออฟฟิศมีความเป็นครอบครัวชัดเจนขึ้น ทำงานเป็นทีมมากขึ้น” “ลูกค้าและพนักงานให้คะแนนเท่ากันเลย อยู่ที่ 8 คะแนน ถือว่าเต็ม 10 คะแนน เฉลี่ยจะได้ 7 คะแนน แต่ได้ 8 คะแนนถือว่าอยู่ในระดับที่ค่อนข้างดี”
พนักงานทำงานในสภาพที่ดีขึ้น Productivity เยอะขึ้น benefit ต่างกัน คนก็อยากอยู่มากขึ้น ที่นั่งเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ใครจะนั่งตรงไหนก็ได้ ก่อนกลับบ้านก็เก็บของเข้าล็อกเกอร์ของตัวเอง ทุกครั้งไม่ได้อยู่หน้าจอ ต้องล็อคหน้าจอ เพราะมีความลับของลูกค้าที่เราต้องดูแล เราก็จะให้ทุกคนรับผิดชอบตรงนี้ด้วย
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา