To-do List คือ การจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือกิจกรรมที่เราต้องทำในแต่ละวัน เพราะเวลามีจำกัด เราคงไม่สามารถทำทั้งงาน และเรื่องส่วนตัวในชีวิตได้พร้อมๆ กัน
จากผลการศึกษาของ McKinsey ที่เคยศึกษาพฤติกรรมการทำงานของผู้บริหารกว่า 1,500 คน พบว่า มีผู้บริหารเพียง 9% เท่านั้นที่พอใจกับการใช้เวลาของตัวเอง และกว่า 1 ใน 3 ไม่พอใจกับการใช้เวลาของตัวเองเลย ทางแก้ง่ายๆ ของปัญหาการบริหารเวลาในแต่ละวัน สามารถทำได้ง่ายๆ ที่เรารู้จักกันเป็นอย่างดีคือ การทำ To-do List หรือหารจดบันทึกงาน หรือกิจกรรมที่มีความสำคัญ และต้องทำในแต่ละวัน
แต่ความจริงแล้วเทคนิคการบริหารจัดการเวลา ไม่ว่าจะเรื่องงาน หรือเรื่องส่วนตัว ไม่ได้มีแค่การทำ To-do List เท่านั้น แต่ยังมีเทคนิคอื่นๆ อีก
เทคนิคตั้งนาฬิกาปลุก สุ่มเวลาระหว่างวัน
การตั้งนาฬิกาปลุก ไม่ได้มีดีแค่การทำให้เราตื่นนอนเท่านั้น เพราะตามธรรมชาติของร่างกายคน สมองจะตอบสนอง และให้ความสนใจกับเสียงที่ได้ยิน เราจึงสามารถใช้นาฬิกาปลุก มากระตุ้นให้เราทำสิ่งต่างๆ ระหว่างวันได้
อันดับแรก ลองตั้งนาฬิกาปลุก โดยสุ่มเวลาระหว่างวัน ประมาณ 5-6 ครั้ง เมื่อนาฬิกาปลุกแต่ละครั้งดังขึ้น ให้ตรวจสอบตัวเอง และให้ความสนใจกับสิ่งที่ทำอยู่ รวมถึงถามตัวเองด้วยว่าในตอนนั้นมีอารมณ์ หรือความรู้สึกอย่างไร เพราะบางครั้งเรามีงานที่ต้องทำ แต่เราอาจเผลอเล่น Facebook หรืออ่านข่าวจาก Twitter มากเกินไป จนลืมการทำงาน หรือแม้แต่นั่งทำงานมานานหลายชั่วโมง เมื่อนาฬิกาปลุกดังขึ้น ก็ได้เวลาที่จะตรวจสอบตัวเองเสียใหม่ ว่าจะตั้งใจทำงานมากขึ้น หรือจะได้เวลาหยุดพักบ้าง
เมื่อตั้งนาฬิกาปลุกแบบสุ่มเวลาติดต่อกันนานหลายวันแล้ว สิ่งที่ควรทำอันดับต่อไปคือ ตรวจสอบว่าทุกๆ ครั้งที่นาฬิกาปลุกดังขึ้น เรามีสมาธิจดจ่อกับงานที่ทำมากน้อยแค่ไหน หากเราเป็นคนไม่มีสมาธิ ก็จะได้หาทางเพิ่มสมาธิในการทำงานต่อไป
หาความรู้ใหม่ๆ เฉพาะเรื่องที่สำคัญกับงานที่ทำ
นอกจากงาน หรือกิจกรรมที่ต้องทำแล้ว การเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และการรับรู้ข่าวสาร ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน แต่ใน 1 วัน เราคงไม่สามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือ หรือการฟังเรื่องราวต่างๆ ได้ทุกเรื่อง เราจำเป็นต้องเลือกที่จะรับรู้เรื่องที่มีความสำคัญจริงๆ
Jeremy Frandsen แนะนำว่า การรับรู้ข้อมูลข่าวสาร หรือความรู้ใหม่ๆ ก็จำเป็นต้องได้รับการจัดลำดับความสำคัญเช่นเดียวกับการทำกิจกรรมต่างๆ ในชีวิตประจำวันเช่นกัน โดยวิธีของ Frandsen เรียกว่า “Just In Time Learn (JITL)”
เทคนิค JITL มีหลักการง่ายๆ คือ พยายามรับรู้ข่าวสาร หรือหาความรู้ใหม่ๆ เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำอยู่เท่านั้น เพราะเวลาของเราในแต่ละวันมีจำกัด เช่น ถ้ากำลังจะสร้างเว็บไซต์ใหม่ ก็ควรหาความรู้เฉพาะการทำเว็บไซต์เท่านั้น โดย Frandsen มีกฎในการคัดเลือกข้อมูลที่ต้องการรับง่ายๆ 2 ข้อ คือ
-
- ต้องเป็นข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ และจะช่วยให้งานที่กำลังทำอยู่ประสบความสำเร็จ
- ต้องเป็นข้อมูลที่รับมาแล้ว จะลงมือทำได้จริง ภายในระยะเวลา 1-2 สัปดาห์ข้างหน้า
แบ่งเวลา 10-20% ทำในสิ่งที่ชอบบ้าง
ตามธรรมชาติของคนย่อมมีความอยากรู้ อยากลอง อยากลงมือทำสิ่งใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา แต่ในเมื่อเวลาที่มีอยู่มีจำกัด จะทำอย่างไรให้เราสามารถทำสิ่งใหม่ๆ ได้บ้าง
ดังนั้นเราจึงควรแบ่งเวลา 10-20% ในแต่ละสัปดาห์ เป็นช่วงเวลาแห่งการทดลองทำสิ่งใหม่ๆ หรือสิ่งที่เราชอบก็ได้ โดยอาจใช้เวลาในวันศุกร์ก่อนที่จะหยุดงานในวันเสาร์-อาทิตย์ ทดลองทำสิ่งใหม่ๆ ที่ไม่ได้อยู่ใน To-do List ที่เราทำไว้
หรือถ้าไม่ได้ต้องการจะคิดทำอะไรใหม่ๆ นอกเหนือจาก To-do List ลองใช้เวลา 10-20% ในแต่ละสัปดาห์ เป็นช่วงเวลาแห่งการให้รางวัลตัวเอง หลังจากที่ทุ่มเทกับการทำงานมาทั้งสัปดาห์แล้วก็ได้เช่นกัน เพราะการพักผ่อนในเวลาที่เหมาะสม จะช่วยปรับอารมณ์ให้ดีขึ้น พัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มความสามารถในการจดจ่อกับงานที่ทำได้ดีขึ้น
ที่มา – Fastcompany
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา