การประชุม คือสิ่งที่ใครหลายคนเบื่อ เพราะต้องเตรียมข้อมูล ทำพรีเซนท์ให้สวยงาม ต้องพูดต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าหลายๆ คน แถมบางครั้งเราอาจต้องเข้าไปร่วมประชุมกับเพื่อนร่วมงานต่างแผนก ทำให้ตามไม่ทันเพราะไม่เข้าใจเนื้อหาที่กำลังฟังอยู่จริงๆ
แต่ถ้าการประชุมเป็นการประชุมเน้นเฉพาะคนที่มีส่วนร่วม พนักงานเข้าใจเนื้อหาการประชุม และสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างตรงไปตรงมา Jeff Bezos CEO และผู้ก่อตั้ง Amazon ได้คิดแนวทางปฎิบัติในการประชุม ซึ่งแปลกกว่าหลายๆ บริษัทในโลก แต่ไม่น่าเชื่อว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุมได้เป็นอย่างดี
Amazon มีกฎในการประชุม 3 ข้อ
ข้อ 1 จำนวนคนต้องไม่มาก เลี้ยงได้ด้วยพิซซ่าเพียง 2 ถาด
Jeff Bezos มีแนวคิดว่าการประชุมที่ดี ต้องเป็นการประชุมที่มีคนไม่มาก คือ ต้องสั่งพิซซ่ามาเลี้ยงแล้วทุกคนกินอิ่มด้วยพิซซ่าเพียง 2 ถาด เพราะการประชุมที่มีคนมากเกินไป จะทำให้เกิดปัญหา พนักงานที่ขี้อายก็ไม่กล้าถาม ไม่กล้าแสดงความคิดเห็น แต่บางครั้งถ้าพนักงานทุกคนมีคำถาม และแสดงความคิดเห็นจำนวนมาก จะทำให้ไม่สามารถสรุปการประชุมได้
สุดท้ายอาจต้องเสียเวลาเรียกประชุมกันใหม่อีกรอบ ซึ่งการประชุมโดยมีผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสม จะช่วยสร้างความสมดุลระหว่างความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ กับการจัดการที่ง่าย
ข้อ 2 ใช้การเขียน ไม่ต้องมี Powerpoint
โดยทั่วไปแล้วการประชุมส่วนใหญ่ต้องมีการเตรียม Powerpoint เพื่อใช้อธิบายข้อมูลให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบ และเข้าใจเนื้อหาทั้งหมด แต่ปัญหาของการประชุมที่ใช้ Powerpoint นำเสนอ คือ จะทำอย่างไรให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจเนื้อหาตรงกันหมดทุกคน หรือบางคนอาจไม่ได้สนใจฟังการนำเสนอจริงๆ ก็ได้
แต่ Jeff Bezos ให้พนักงานทุกคนที่เข้าร่วมประชุม เขียนเอกสารความยาวประมาณ 6 หน้ากระดาษ โดยเป็นข้อมูลสิ่งที่ต้องการนำเสนอ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ในเอกสารนั้นมีลักษณะเป็นความเรียง มีรูปประโยคอย่างสมบูรณ์ ทั้งประธาน กริยา กรรม และส่วนขยาย ต้องมีความละเอียด ไม่ใช่ข้อมูลสรุปที่แบ่งเป็นประเด็นสั้นๆ
ข้อ 3 อยู่กับความเงียบ ใช้เวลาอ่าน
เมื่อได้รับเอกสารข้อมูลจากผู้นำเสนอแล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนต้องอ่านเอกสารนั้นอย่างละเอียดโดยใช้เวลาประมาณ 20-30 นาที เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลทั้งหมด เมื่อทุกคนอ่านเอกสารจบแล้ว จึงเริ่มแสดงความคิดเห็น และถามคำถามที่สงสัย
จากกฎการประชุมทั้ง 3 ข้อนี้ของ Amazon ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น Jacqueline Underberg ซึ่งเป็นผู้อำนวยการที่ดูแลเทคโนโลยีหุ่นยนต์ของ Amazon เล่าว่า เขาเป็นวิศวกรไม่ใช่นักเขียนที่มีความชำนาญ การถูกบังคับให้เขียนเอกสารข้อมูลการประชุมความยาว 6 หน้ากระดาษ เพื่อแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เป็นการฝึกให้เขาได้รวบรัดประเด็นที่ต้องการนำเสนอได้เป็นอย่างดี
การเขียนยังเป็นการทำความเข้าใจผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ แม้จะยังไม่ได้เจอหน้ากันเลยก็ตาม เพราะการเขียนข้อมูลการประชุมที่ดีต้องคำนึงถึงผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ที่อาจมาจากคนละแผนก มีความรู้ความเข้าใจประเด็นการประชุมที่ต่างกัน ดังนั้นจึงต้องหาวิธีเขียนข้อมูลการประชุมให้ทุกคนอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน
โดยธรรมชาติของมนุษย์ สมองจะเข้าใจข้อมูลต่างๆ ด้วยวิธีการเล่ามากกว่าการทำความเข้าใจข้อมูลดิบ การเขียนข้อมูลการประชุมจึงเปิดโอกาสให้ผู้เขียนสามารถสื่อสารความคิดไปยังผู้อ่าน ซึ่งเป็นผู้เข้าร่วมประชุมได้ดีกว่าการพูดเพื่อนำเสนอแบบธรรมดา
นอกจากนี้การที่ไม่ต้องเตรียมทำ Powerpoint เพื่อนำเสนอในห้องประชุม ยังช่วยคนที่ไม่มีพรสวรรค์ด้านศิลปะ เพราะการทำ Powerpoint ต้องมีการตกแต่งอย่างสวยงาม เพื่อให้การนำเสนอมีความน่าสนใจ แต่เมื่อใช้เอกสารข้อมูลแทน Powerpoint จึงไม่ต้องมีการตกแต่งใดๆ ขอแค่ข้อมูลในเอกสารมีความครบถ้วน ถูกต้อง และสร้างความเข้าใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก็พอ
การเขียนได้กลายเป็นวัฒนธรรมอย่างหนึ่งของ Amazon เพราะ Jeff Bezos CEO ของ Amazon เป็นคนชอบเขียน โดยปกติเขาจะเขียนจดหมายถึงผู้ถือหุ้นเป็นประจำทุกปี ซึ่งครั้งหนึ่งเขาเคยเขียนจดหมายถึงผู้ถือหุ้น เล่าว่าการเขียนที่ดีต้องใช้เวลา เมื่อเขียนแล้วต้องมีการเรียบเรียงข้อความอีกครั้ง ใช้เวลาหลายวันไม่ใช่สิ่งที่จะทำให้เสร็จภายในวันเดียว จึงไม่แปลกใจเลยว่าบางครั้งผู้ที่ต้องการสมัครเข้ามาทำงานใน Amazon จะต้องถูกทดสอบการเขียน และเรียบเรียงข้อความอยู่บ่อยครั้ง
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา