McKinsey เปิดงานวิจัย เผยเคล็ดลับฉบับผู้นำองค์กร
เมื่อสถานการณ์โควิดกลับมาวิกฤติอีกครั้ง ในฐานะหัวหน้าหรือผู้นำ เราควรทำอย่างไร เพื่อช่วยให้พนักงานคลาย “ความกลัว” หรือ “ความกังวล” และมีแรงใจกลับมาสู้กับงานอีกครั้ง
1. การสื่อสารสำคัญที่สุด
นี่เป็นช่วงเวลาที่เราจำเป็นต้องสื่อสารกับพนักงานให้บ่อยขึ้น และในฐานะหัวหน้าเราก็ควร “อัพเดต” ให้พนักงานทราบเสมอว่า เรากำลังดำเนินการอะไรอยู่เพื่อให้พวกเขาปลอดภัยที่สุด
ถ้าเราไม่คอยอัพเดตเรื่องราวต่างๆ หรือสื่อสารบ่อยๆ พนักงานก็จะจินตนาการถึงสถานการณ์ของบริษัทในทางที่เลวร้ายกว่าความเป็นจริง เช่น บริษัทกำลังจะปิดตัวลงหรือเปล่า หัวหน้าใส่ใจความรู้สึกของพวกเราหรือไม่ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม อย่าเพิ่งกดดันตัวเองให้มีคำตอบสำหรับทุกคำถาม อย่างน้อยที่สุดก็ขอให้เราซื่อสัตย์กับพนักงาน โดยสารภาพไปตามตรงว่า “เรายังไม่ทราบว่าจะแก้ปัญหาเรื่องนี้อย่างไร แต่หวังว่าเราจะสามารถแก้ไขปัญหานี้ให้ได้เร็วที่สุด” นอกจากนี้ เราอาจจะ “จัดเซสชั่นพูดคุยกับพนักงานแบบ 1:1” ถึงแม้ว่าในช่วงเวลาปกติจะไม่ได้พูดคุยกันแบบนี้ก็ตาม
2. หัวหน้าต้องใส่ใจทั้ง “สุขภาพกาย” และ “สุขภาพจิต” ของพนักงาน
เราไม่มีทางรู้ได้เลยว่าพนักงานแต่ละคนกำลังรับมือกับอะไรอยู่บ้าง ถ้าเราไม่ได้พูดคุยกับพวกเขาโดยตรง สิ่งสำคัญในช่วงเวลานี้ คือเราควรสังเกตว่า มีพนักงานคนไหนพฤติกรรมเปลี่ยนไปหรือเปล่า เช่น ขาดประชุมออนไลน์บ่อย, เข้าประชุมออนไลน์แต่ปิดกล้อง, ไม่ตอบอีเมลหรือแชทงาน, ส่งงานช้ากว่ากำหนด, ลาป่วยบ่อยกว่าเมื่อก่อน เป็นต้น ถ้าเห็นสัญญานเหล่านี้เราอาจจะลองพูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว เพื่อที่เราจะสามารถช่วยเขาเท่าที่ทำได้ เพราะบางคนอาจจะกำลังแบกภาระอันหนักอึ้งอยู่ เช่น มีหนี้ หรือต้องจัดเวลามาเลี้ยงลูกและทำงานที่บ้านไปพร้อมๆ กัน
หลายบริษัทจึงจัด การประชุมออนไลน์สั้นๆ ในช่วงเช้า เพื่ออัพเดตความคืบหน้าของงาน และเพื่อ ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบ ของพนักงานว่า “ช่วงนี้เป็นอย่างไรบ้าง” ซึ่งการที่หัวหน้าพูดคุยหรือวิดิโอคอลกับพนักงานเพียงวันละ 10 นาที ก็ช่วยให้พวกเขารู้สึกดีขึ้นได้ระดับหนึ่งแล้ว
นอกจากนี้ ถ้าบริษัทมี “โปรแกรมให้คำปรึกษา” พนักงานก็จะรู้สึกสบายใจมากขึ้น สิ่งสำคัญคือถ้าพบว่าพนักงานคนไหนต้องการ “ความช่วยเหลือ” เรื่องใดเป็นพิเศษ เราจะได้ช่วยแก้ปัญหาได้ทัน นอกจากนี้ การใส่ใจในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็เป็นเรื่องที่ดี เช่น ส่งขนมไปให้พนักงานถึงบ้าน เพื่อช่วยส่งเสริมกำลังใจในการทำงาน เป็นต้น
3. มอง “โควิด” เป็น “โอกาส”
แทนที่จะถามว่า “ทำไมเรื่องนี้ถึงเกิดกับเรา“ ให้ลองมองว่าเรื่องนี้เกิดขึ้น “เพื่อ” ให้เราได้เรียนรู้
วิกฤติเป็นสิ่งที่น่ากลัว แต่เราสามารถ “เรียนรู้” จากวิกฤติได้ หน้าที่ของเราคือทำให้พนักงานเข้าใจว่า โควิดเป็นเพียง “ความท้าทาย” หนึ่งที่จะช่วยให้พวกเขาแข็งแกร่งขึ้น ซึ่งในฐานะผู้นำเราก็ควรสร้าง “แรงบันดาลใจ” ในการเผชิญหน้ากับปัญหาให้พนักงานด้วยเช่นเดียวกัน เช่น เราจะทำให้บริษัทเติบโตขึ้นหลังจบสถานการณ์โควิดอย่างไร ที่สำคัญให้เราเน้นย้ำกับพนักงานเสมอว่า ถ้าเราผ่านพ้นวิกฤตินี้ไปได้เราจะรู้สึก “ภูมิใจ”
เรายังสามารถมองว่าสถานการณ์โควิดที่เกิดขึ้นเป็นโอกาสให้เราได้ “ให้กำลังใจ” พนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานในตำแหน่งที่ไม่สามารถทำงานจากที่บ้าน สิ่งที่เราสามารถทำเพื่อตอบแทนและแสดงความขอบคุณในความเสียสละของพวกเขาก็เช่น ให้เวลาพวกเขาพักเบรคมากขึ้น ให้สวัสดิการอาหารฟรี เพื่อให้พวกเขามีพลังกายและพลังใจทำงานต่อไปในช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้
ช่วงเวลานี้ยังเปิดโอกาสให้เราได้ “รับฟังความคิดเห็น” ของพนักงานมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ที่จะช่วยให้บริษัทดำเนินกิจการต่อไปได้ นอกจากนี้ อีกหนึ่งข้อดีของสถานการณ์โควิด คือเมื่อต้องเปลี่ยนมาสื่อสารกันทางออนไลน์ทั้งหมด การประชุมต่างๆ ก็มีความ “กระชับ” มากขึ้น ทำให้เราสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานให้เกิดประโยชน์ได้
อย่างไรก็ดี นอกจากเราจะใส่ใจความรู้สึกของพนักงานแล้ว สิ่งที่ห้ามละเลยเป็นอันขาด คือ “การใส่ใจความรู้สึกของตัวเอง” เพราะการเป็น “หัวหน้า” ไม่ใช่เรื่องง่าย และด้วยตำแหน่งแล้วเราจำเป็นต้องรับมือกับความเครียดหรือความกดดันต่างๆ มากมาย
1. “ความผิดพลาด” คือบทเรียน เพราะหัวหน้าก็ผิดพลาดได้
การ “กลัว” ความผิดพลาดไม่ได้ช่วยให้เราผิดพลาด “น้อยลง”
ด้วยความที่เราเป็นหัวเรือใหญ่ของบริษัท การกลัวความผิดพลาดไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะหากเกิดอะไรไม่ดีขึ้นก็อาจจะส่งผลกระทบไปในวงกว้างได้ อย่างไรก็ตาม ความรู้สึกกลัวนี้กลับส่งผลกระทบต่ออารมณ์ของเราโดยไม่รู้ตัว
วิธีการแก้ปัญหานี้ คือเราควรทำความเข้าใจและ ให้คำจำกัดความ “อารมณ์” และ “ความรู้สึก” ของเรา เช่น ถ้าเรามีหน้าร้านแล้วเรากลัวว่าลูกค้าจะไม่ยอมปฏิบัติตามมาตรการรักษาระยะห่างหรือสวมหน้ากากอนามัย เราก็อาจจะพูดระบายออกมาให้ตัวเองเข้าใจสถานการณ์ว่า “ฉันรู้สึกกังวลว่าจะไม่สามารถควบคุมพฤติกรรมของลูกค้าที่มาซื้อสินค้าภายในร้าน” เพราะ เมื่อได้พูดออกมาเราจะรู้สึกดีขึ้น ขั้นถัดมาให้เราลอง ลิสต์ “ความกังวล” หรือ “ความจริง” ต่างๆ ที่ต้องยอมรับให้ได้ และเขียน แผนการสำหรับเตรียมรับมือ ออกมา
2. หัวหน้าไม่จำเป็นต้อง “เข้มแข็ง” ตลอดเวลา
เราอาจจะเผลอยึดติดกับความคิดที่ว่า คนเป็นหัวหน้าต้อง “เข้มแข็ง” ตลอดเวลา ซึ่งในความเป็นจริงแล้วนั่นนับเป็นเรื่องที่ยากมาก เพราะเราทุกคนล้วนเป็นมนุษย์ที่เกิดความรู้สึกเครียดหรือกดดันได้เสมอ ในความเป็นจริงแล้ว ถ้าเราซื่อสัตย์กับความรู้สึกของตัวเองแล้วยอมรับอย่างตรงไปตรงมาว่า เราก็รู้สึกเครียดและกังวลเช่นเดียวกัน พนักงานก็จะยิ่งรู้สึกว่า ไม่ใช่ตัวเขาเองคนเดียวที่รู้สึกไม่ดี แต่ยังมีคนอีกมากที่ต้องดิ้นรนเพื่อผ่านมรสุมนี้ไปด้วยกัน
3. อย่าลืม “ใจดี” กับตัวเอง
เพื่อป้องกันการเกิดอาการ “หมดไฟ” เราควรรู้จักวิธีการ “ชาร์จพลัง” ให้กับตัวเอง ซึ่งแต่ละคนก็คงมีวิธีการผ่อนคลายที่แตกต่างกันไป บางคนก็อาจจะคลายความกังวลโดยการโทรศัพท์หาคนที่ตัวเองคุยด้วยแล้วรู้สึกสบายใจ บางคนก็อาจจะไปเดินเล่นหรือปั่นจักรยานในบรรยากาศที่มีธรรมชาติล้อมรอบ ซึ่ง “การออกกำลังกาย” ก็เป็นวิธีการที่ซีอีโอหลายคนใช้เพื่อสร้างพลังในการทำงานให้กับตัวเอง นอกจากนี้ ในช่วงก่อนนอน เราก็สามารถสงบจิตใจได้ด้วย การอ่านหนังสือดีๆ สักเล่มด้วยเช่นเดียวกัน
4. หาช่วงเวลา “พักเบรค” จากการติดตามข่าวสาร
ในสถานการณ์เช่นนี้คงไม่ใช่เรื่องแปลกที่เราจะคอยติดตามข่าวสารอย่างสม่ำเสมอ แต่ในบางครั้ง การติดตามข่าวสารตลอดเวลาก็ทำให้เราเครียดและเหนื่อยล้าโดยไม่รู้ตัว ดังนั้น เราควรจัดสรรเวลาพักเบรคหรือเรียกอีกอย่างว่าเป็นเวลาที่เราหนีห่างจากโลกอินเตอร์เน็ต ซึ่งจะช่วยให้เราผ่อนคลายหรือรู้สึกสงบมากยิ่งขึ้น เมื่อรู้สึกดีขึ้นสมองของเราก็จะทำงานได้ดี และอาจจะเกิดไอเดียดีๆ ในการแก้ปัญหาต่างๆ โดยไม่รู้ตัว
5. อย่าลืมวางแผนระยะยาว
ในช่วงเวลาวิกฤติเราอาจจะยุ่งอยู่กับการประชุมต่างๆ ทั้งประชุมที่มีอยู่แล้วเป็นประจำและประชุมด่วน อย่างไรก็ตาม การที่เรายุ่งเช่นนี้อาจจะไม่ใช่สัญญาณที่ดีนัก เพราะ นอกจากจะวุ่นอยู่กับการวางแผนรับมือรายวัน เราก็ควรคิดและวาง “แผนระยะยาว” สำหรับอนาคต ด้วย
ที่มา : mckinsey, ehstoday, uxdesign, HBR, APA, keap
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา