สถานการณ์ไวรัสระบาดของโรค COVID-19 ยังมีความรุนแรงอย่างต่อเนื่อง
แม้ในประเทศจีน ต้นตอการระบาดจะเริ่มควบคุมสถานการณ์ได้บ้างแล้ว แต่ดูเหมือนว่าสถานการณ์ในประเทศอื่นยังคงน่าเป็นห่วง มีการระบาดในวงกว้างขึ้น ทั้งประเทศญี่ปุ่น เกาหลีใต้ อิตาลี และอิหร่าน ยอดผู้ติดเชื้อพุ่งสูงเกือบ 1 แสนคนทั่วโลก ทำให้บริษัทต่างๆ ในประเทศญี่ปุ่นเริ่มเปลี่ยนนโยบายอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ ทั้งโซนี่ ฟูจิตซึ และโตชิบา เพื่อลดความเสี่ยงของพนักงานที่อาจติดโรคจากการเดินทางในชั่วโมงเร่งด่วน
- โรคระบาดคือยุคทองของ Work from home ทั้งโซนี่ ฟูจิตซึ โตชิบา เปิดทางให้ทำงานจากบ้าน
- บริษัทญี่ปุ่นสั่งพนักงานงดเดินทางช่วงเวลาเร่งด่วน ทำงานจากบ้านได้ไม่จำกัด เพื่อเลี่ยงไวรัสที่กำลังระบาด
- เปิดคัมภีร์ Work from home อิสระที่ยิ่งใหญ่ แลกมาด้วยความรับผิดชอบที่ใหญ่ยิ่ง
นี่คือช่วงเวลาที่เริ่มมีการพูดถึงการทำงานจากบ้าน เพื่อลดความเสี่ยงต่อการติดเชื้อไวรัส คำถามคือ นายจ้างหรือบริษัทจะได้ประโยชน์อะไรจากการให้พนักทำงานจากบ้าน
ใครได้ประโยชน์จาก Work From Home บ้าง
เมื่อพูดถึงการทำงานจากที่บ้าน หรือ Work From Home หลายคนคงนึกถึงประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับเท่านั้น ทั้งการประหยัดเวลาการเดินทาง ประหยัดเงิน และได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่กำหนดเอง แต่ความจริงแล้วนายจ้างก็ได้ประโยชน์จากการทำงานที่บ้านเช่นกัน
จากการศึกษาของมหาวิทยาลัย Princeton และมหาวิทยาลัย Harvard ในปี 2017 พบว่า พนักงานยินดีที่จะรับเงินเดือนน้อยลง 8% หากพวกเขาได้ทำงานที่บ้าน เป็นการลดค่าครองชีพให้กับพนักงาน สัดส่วนเงินเดือนที่เหลือใช้จริงจึงเพิ่มขึ้น โดยไม่ได้เป็นการเพิ่มต้นทุนให้กับนายจ้างแต่อย่างใด
ส่วนในเชิงประสิทธิภาพของการทำงาน ผลศึกษาของหน่วยงานการท่องเที่ยวในประเทศจีนพบว่า ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน Call center เพิ่มขึ้นกว่า 15% เมื่ออนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านได้
ในประเทศสหรัฐอเมริกา สำนักงานสิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้า (U.S. Patent & Trade Office) ได้ทดลองให้ผู้ตรวจสอบสิทธิบัตรทำงานจากที่บ้านเมื่อปี 2012 พบว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 4.4% สร้างมูลค่าทางเศรษฐกิจที่เพิ่มขึ้นให้กับสหรัฐอเมริกาได้กว่า 1.3 พันล้านดอลลาร์สหรัฐหรือประมาณ 4 หมื่นล้านบาท โดยวัดจากค่าเฉลี่ยมูลค่าของสิทธิบัตรที่อนุมัติเพิ่มเติม
ชัดเจนว่า นายจ้างได้ประโยชน์ แต่ประเด็นถัดมาคือ มีอะไรที่บริษัทต้องเตรียมตัวบ้าง หากจะให้พนักงานทำงานจากบ้าน
รวมสิ่งที่นายจ้างควรรู้ ก่อนจะให้พนักงานทำงานบ้าน
- สอนพนักงานให้รู้เรื่องความปลอดภัยทางอินเตอร์เน็ตเบื้องต้น: การทำงานจากที่บ้านคือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ที่มีอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นบ้าน ร้านกาแฟ หรือพื้นที่สาธารณะ โดยโดยส่วนมากจะเป็น Wi-Fi สาธารณะ มีความเสี่ยงโดนขโมยข้อมูล บริษัทควรกำหนดมาตรการให้พนักงานปฎิบัติตามเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น หลีกเลี่ยงการส่งไฟล์เอกสารที่เป็นข้อมูลสำคัญของบริษัทผ่าน Wi-Fi สาธารณะ
- ตำแหน่งอะไรที่ทำงานจากที่บ้านได้บ้าง: บริษัทควรกำหนดให้ชัดเจนเป็นนโยบายของบริษัทว่าตำแหน่งอะไรที่อนุญาตให้ทำงานจากที่บ้าน ตำแหน่งอะไรไม่อนุญาต จะได้ไม่เกิดความสับสนในการทำงาน
- กำหนดเวลาไหนเวลางาน เวลาไหนส่วนตัว: ปัญหาของการทำงานที่บ้านคือการสื่อสาร พนักงานทุกคนจำเป็นต้องสื่อสารกันได้เหมือนนั่งทำงานในสำนักงาน เพียงแต่ต้องมีการกำหนดเวลาให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถติดต่อพนักงานได้ตลอดในช่วงเวลานั้น เช่น 9 โมงเช้า ถึง 4 โมงเย็น คือเวลาทำงาน ส่วนเวลาหลังจากนั้นเป็นเวลาส่วนตัว
- กำหนดเป้าหมายการทำงานให้ชัดเจน: การทำงานที่บ้านอาจไม่สามารถวัดการทำงานเป็นชั่วโมงได้ ดังนั้นบริษัทจึงควรกำหนดเป้าหมายการทำงานโดยดูจากผลลัพธ์ของการงานแทน
- ไม่ว่าทำงานจากที่ใดต้องเท่าเทียม: บริษัทต้องมีการกำหนดนโยบายเพื่อความเท่าเทียมระหว่างพนักงานที่เข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ กับพนักงานที่ทำงานจากบ้าน โดยเฉพาะเรื่องการไล่พนักงานออก ต้องไม่นำการทำงานที่บ้านมาเป็นเหตุผลในการปลดพนักงาน
- อุปกรณ์มีให้ยืมใช้ หรือพนักงานต้องซื้อเอง: การทำงานที่บ้านต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ เพราะการทำงานที่ออฟฟิศมีคอมพิวเตอร์ของบริษัทให้ใช้งาน ดังนั้นก่อนอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านควรมีการตกลงกันให้ชัดเจนก่อนว่า บริษัทจะให้พนักงานยืมอุปกรณ์ต่างๆ ใช้หรือไม่ หรือพนักงานมีหน้าที่ต้องซื้อหาเอง เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ที่ใช้ติดต่อลูกค้า เครื่องพิมพ์ หรือเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
คำถามต่อมา แล้วจะ Work From Home อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
เมื่อนายจ้างหรือบริษัทแน่ใจแล้วว่าได้ออกนโยบาย หรือมาตรการที่เตรียมพร้อมไว้สำหรับการอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้าน
ความกังวลหนึ่งที่เกิดขึ้นคือ จะทำอย่างไรให้การทำงานที่บ้านของพนักงานมีประสิทธิภาพจริงๆ เพราะหัวใจสำคัญของการทำงานที่บ้านอยู่ที่ “การสื่อสาร”
- สื่อสารกันแบบเห็นหน้าดีกว่า: พื้นฐานของการทำงานที่บ้านคือความเชื่อใจที่มีให้กัน การคุยงานผ่าน VDO Call แบบเห็นหน้าจะช่วยเพิ่มความไว้วางใจ ความเอาใจใส่ และความเชื่อใจที่มีให้กันได้มากกว่าการคุยผ่านทางข้อความ หรือการโทรศัพท์
- แยกให้ออกระหว่างคุยกระชับกับคุยเข้าใจ: ต้องแยกให้ออกระหว่างความกระชับกับความเข้าใจ เพราะบางครั้งการพูดคุยแบบสั้นๆ อาจสร้างความเข้าใจที่ไม่ตรงกันระหว่างคนในทีมได้ ทางแก้คือควรคุยกันอย่างตรงไปตรงมา เพิ่มรายละเอียดเข้าไปบ้าง แต่เข้าใจตรงกันทั้งทีมจะดีกว่า
- โทรศัพท์ ส่งข้อความ หรืออีเมล เลือกทางเดียวก็พอ: คงไม่ดีแน่หากคุณต้องการถามความคืบหน้าของงานจากคนในทีม แต่คุณเลือกที่จะทำทั้งส่งข้อความ ส่งอีเมล และโทรศัพท์หา การทำแบบนี้จะยิ่งทำให้เกิดความสับสนว่า จริงๆ แล้วคุณต้องการอะไร ข้อความไหนคือข้อความล่าสุดที่คนในทีมต้องทำตาม
- สร้างธรรมเนียมการสื่อสารที่เข้าใจตรงกัน: การสื่อสารกับคนที่ทำงานจากที่บ้าน ไม่ได้เจอหน้ากันจำเป็นต้องสื่อสารแล้วเข้าใจตรงกันทั้งหมด ทั้งการกำหนดตัวย่อของข้อความเพื่อความรวดเร็วในการพิมพ์ เช่น FYI (For Your Information) คือการแจ้งให้ทราบข้อมูล NNTR (No Need To Respond) คือไม่จำเป็นต้องตอบกลับก็ได้ หรือแม้แต่การใช้แอปพลิเคชันสำหรับคุยงานเพียงแอปพลิเคชันเดียว เพื่อป้องกันความสับสนจากการสื่อสาร
- คุยเล่นๆ กันบ้างก็ได้ ช่วยสร้างความสนิทสนม: การทำงานที่บ้านไม่จำเป็นต้องสื่อสารกันแต่เรื่องงาน หรือเรื่องจริงจังเสมอไป ลองเปลี่ยนเรื่องไปคุยเรื่องอื่นกันบ้าง จะช่วยสร้างความสนิทสนมระหว่างเพื่อนร่วมงานที่ไม่ค่อยได้เจอหน้ากันได้ รวมถึงลองเพิ่มลูกเล่นการพูดคุยด้วยการทำสติ๊กเกอร์รูปหน้าพนักงานแต่ละคน จะช่วยลดความเครียดจากการทำงานได้
ที่มา – forbes (1), (2), HBR (1), (2)
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา