ในปัจจุบันกระแสของการทำงานที่บ้าน (Work From Home) กำลังมาแรง เพราะการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ที่มีความน่ากังวลมากขึ้นเรื่อยๆ หลายบริษัทกำลังพิจารณาให้พนักงานทำงานที่บ้านเพื่อลดความเสี่ยงที่พนักงานจะติดโรคจากการเดินทางมาทำงานที่สำนักงาน
ปัญหาสำคัญคือหลายบริษัทยังไม่เคยทดลองให้พนักงานทำงานที่บ้านได้มาก่อน เมื่อถึงคราวจำเป็นสถานการณ์บีบบังคับ จึงต้องมีการปรับการทำงานใหม่ในระยะเวลาสั้น ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย
พรทิพย์ กองชุน ผู้ร่วมก่อตั้งและผู้บริหารของบริษัท จิตตะ ดอท คอม จํากัด หนึ่งในผู้ที่มีประสบการณ์เรื่องการทำงานที่บ้านมาตั้งแต่สมัยดำรงตำแหน่งเป็นหัวหน้าฝ่ายการตลาดของ Google ประเทศไทย เธอเล่าว่าช่วงแรกที่เริ่มทำงาน Google มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา ไม่ได้มีสำนักงานในประเทศไทย ดังนั้นจึงเน้นการทำงานที่บ้านเป็นหลักตั้งแต่แรก
ที่ Google มีนโยบายที่อนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้เป็นปกติอยู่แล้ว เช่นเดียวกับบริษัทเทคโนโลยีอื่นๆ ที่ให้บริการทั่วโลก มองว่าพนักงานสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงาน หากพนักงานมีเหตุจำเป็น เช่น ปัญหาเรื่องสภาพอากาศ การเดินทางไม่สะดวก หรือเจ็บป่วยเล็กน้อย
ย้อนกลับไปเมื่อ 10 ปีที่แล้ว การทำงานที่บ้านยังมีข้อจำกัดมาก โดยเฉพาะการประชุมทางไกล ซึ่ง Google ใช้การประชุมผ่านทางโทรศัพท์ (Conference Call) ยังไม่มีแอปพลิเคชันที่จะใช้คุยงานกันโดนตรง ข้อเสียคือเป็นการทำงานแบบไม่เห็นหน้ากันเลย ทำให้บางครั้งการประชุมกับชาวต่างชาติหลากหลายสำเนียงอาจเผชิญกับความยากลำบากบ้าง เพราะไม่ได้เห็นหน้าเพื่ออาศัยการอ่านปากช่วย
ในยุคต่อมาเมื่อเทคโนโลยีดีขึ้น Google จึงนำระบบ VDO Conference เข้ามาใช้ผ่านทางแอปพลิเคชัน Google Hangout แต่ความเร็วอินเทอร์เน็ตยังไม่ได้รวดเร็วเหมือนในปัจจุบัน ก็จะเจอปัญหาภาพไม่ชัด เสียงหายบ้าง
ซึ่งการประชุมทางไกลของ Google จะต้องมีการสลับเวลาการประชุมตาม Time Zone ของพนักงานแต่ละคน ไม่ใช่ประชุมที่เวลาเดิมตลอด เป็นการหาจุดลงตัวให้กับพนักงาน
กฎระเบียบการทำงานที่บ้านของ Google
พรทิพย์เล่าว่า Google เป็นบริษัทที่มีแนวคิดความยืดหยุ่นในการทำงาน จึงไม่ได้กำหนดกฎระเบียบที่ทุกคนต้องปฎิบัติตามเมื่อทำงานที่บ้าน เช่น ช่วงเวลาทำงาน แต่ต้องมีความรับผิดชอบเข้าร่วมประชุมตามที่ได้นัดหมายไว้ให้ทัน บางครั้งอาจมีการประชุมในเวลากลางคืนนอกเหนือจากช่วงเวลาทำงาน เพราะต้องมีการสลับเวลาการประชุมตาม Time Zone ของพนักงานแต่ละคน ไม่ใช่ประชุมที่เวลาเดิมตลอด เป็นการหาจุดลงตัวให้กับพนักงาน
แม้จะไม่ได้มีการกำหนดว่าในขณะที่ทำงานที่บ้านพนักงานต้องตอบกลับข้อความภายในกี่นาที แต่ต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันว่าการทำงานที่บ้าน เหมือนการทำงานที่สำนักงานต่างกันเพียงเปลี่ยนสถานที่นั่งทำงานเท่านั้น รูปแบบการทำงานทุกอย่างยังเหมือนเดิม ดังนั้นการตอบกลับข้อความจะทำในกี่นาทีก็ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนของงาน
ความแตกต่างระหว่างทำงานที่บ้านของ Google และบริษัทในไทย
ที่จิตตะ อนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านได้เหมือน Google มาโดยตลอด คือตามความจำเป็นของพนักงาน เช่น ไม่สบาย การจราจรติดขัด หรือมลพิษทางอากาศ แต่ความต่างที่เห็นได้ชัดคือ ข้อได้เปรียบทางเทคโนโลยีของ Google ที่รองรับกับการทำงานที่บ้านได้ดีกว่า
รวมถึง Google ลดการใช้กระดาษได้มากที่สุด มีการเซ็นเอกสารผ่านระบบ E-Signature แต่ในขณะที่บริษัทไทยงานบางอย่างยังจำเป็นต้องใช้การเซ็นเอกสารอยู่ ทำให้พนักงานบางคนไม่สามารถทำงานที่บ้านได้ตลอดเวลา อาจต้องเข้ามาที่บริษัทบ้างเพื่อเซ็นเอกสาร โดยเฉพาะผู้บริหาร ส่วนเอกสารสัญญาของลูกค้าส่วนใหญ่จะให้แมสเซ็นเจอร์เป็นผู้ส่งเอกสารไปให้ลูกค้าเซ็นแทน
ปฎิสัมพันธ์ระหว่างการทำงานคือปัญหาที่เจอ
ในแง่ของปฎิสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานก็มีความต่างเช่นเดียวกัน เพราะการทำงานที่บ้านไม่สามารถคุยกันได้โดยตรง เหมือนกับการทำงานในสำนักงานที่สามารถเดินไปหาที่โต๊ะเพื่อคุยกันได้ตลอดเวลา
ดังนั้นต้องมีการกำหนดวิธีการสื่อสารที่จะใช้อย่างชัดเจน เช่น การสื่อสารระดับทางการให้ส่งอีเมล เรื่องอื่นๆ ให้ส่งข้อความหากันได้ ส่วนเรื่องที่ต้องปรึกษากันหลายคนให้ใช้การ VDO Conference ไปเลยเพื่อสร้างความชัดเจน ป้องกันการสับสน และหลังจาก VDO Conference จบแล้วให้สรุปประเด็นส่งอีเมลหากันอีกทีเพื่อยืนยันความเข้าใจในการทำงาน เพราะหากเข้าใจไม่ตรงกันกว่าจะรู้ตัวก็เป็นช่วงเย็น ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน
หากการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 เข้าสู่ระยะที่ 3 จริงๆ แน่นอนว่าอาจต้องมีการทำงานที่บ้านเป็นระยะเวลานานมากขึ้น พนักงานหลายๆ คนอาจมีความรู้สึกเบื่อเมื่อทำงานที่บ้านหลายๆ วัน เพราะก่อนหน้านี้ก็ได้ให้พนักงานที่เดินทางกลับจากต่างประเทศทำงานที่บ้านไปแล้ว ดังนั้นควรมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพื่อสร้างปฎิสัมพันธ์กับพนักงาน เช่น การจัดปาร์ตี้ออนไลน์ ให้พนักงานได้พักจากการทำงาน เล่นเกมด้วยกัน พูดคุยเรื่องอื่นกันบ้างนอกจากเรื่องงาน
ทำงานที่บ้าน แล้วจะประเมินผลการทำงานอย่างไร
พรทิพย์เล่าว่า การประเมินผลการทำงานสามารถทำได้เหมือนการเข้ามาทำงานที่สำนักงานแบบเดิม แต่ต้องอาศัยความใกล้ชิดมากขึ้น ไม่ให้การการสื่อสารตกหล่น อาจต้องมีการพูดคุยในตอนเช้าก่อนเหมือนการ Check In ว่าเมื่อวานทำอะไร งานอะไรเสร็จไปแล้ว แล้ววันนี้จะทำอะไรเพิ่มเติม
ส่วนการพูดคุยอีกครั้งในตอนเย็นอาจทำในตอนแรกที่เริ่มให้พนักงานทำงานที่บ้าน แต่เมื่อพนักงานเข้าใจรูปแบบการทำงานที่บ้านแล้ว ก็สามารถคุยแค่ตอนเช้าอย่างเดียวก็ได้ แต่สิ่งสำคัญคืองานที่ทำในแต่ละวันยังตอบโจทย์เป้าหมายขององค์กรอยู่ไหม แล้วแต่ว่าบริษัทใช้การประเมินผลแบบ KPI หรือ OKR ซึ่งอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์
อีกสิ่งที่สำคัญคือต้องมีการกำหนดระยะเวลาการส่งงานอย่างชัดเจน ตามความเร่งด่วนของงาน เช่น ภายใน 1 ชั่วโมง ภายในวันนี้ หรือภายในสัปดาห์นี้
ผลตอบรับจากพนักงานที่ทำงานที่บ้าน
การทำงานที่บ้านสามารถตอบโจทย์ของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะบางสถานการณ์ เช่น การจราจรติดขัด น้ำท่วม หรือเจ็บป่วยเล็กๆ น้อยๆ พนักงานสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้เลย หรือในบางกรณีพนักงานไม่ได้ติดปัญหาอะไรเลย แต่ต้องการใช้สมาธิ นั่งทำงานเงียบๆ ใช้ความคิดคนเดียวที่บ้านก็ได้เช่นกัน
การให้พนักงานทำงานที่บ้าน ต้นทุนแทบไม่เปลี่ยน
ปกติแล้วบริษัทลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อตอบโจทย์ให้พนักงานทำงานที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดว่าจะต้องเป็นการทำงานที่สำนักงาน หรือที่บ้านเท่านั้น เทคโนโลยีพวกนี้ส่วนใหญ่เป็นการทำงานบน Cloud ใช้งานที่ไหนก็ได้ บนทุกอุปกรณ์
ดังนั้นจึงใช้โปรแกรมเดิมที่มีอยู่ได้เลย แต่ไม่ควรเป็นโปรแกรมสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป ควรใช้งานโปรแกรมเฉพาะสำหรับธุรกิจองค์กร เพราะมีการจัดการ ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในระดับต่างๆ ของคนในบริษัทได้ง่ายกว่า เช่น G Suite ของ Google ที่มีราคาเพียง 5-6 ดอลลาร์สหรัฐ หรือประมาณ 160-190 บาทต่อผู้ใช้ 1 คน สามารถใช้งานได้ครบทั้งอีเมลองค์กร ปฎิทิน การจัดการเอกสาร รวมถึง VDO Conference ด้วยโดยเสียเงินซื้อแพคเกจในแต่ละเดือน
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา