ประชุมยังไงให้ได้งาน เรียนรู้วิธีประชุมออนไลน์ยังไงให้มีประสิทธิภาพ ไม่หลงประเด็น

สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 กลายเป็นสิ่งที่บังคับให้บริษัทต่างๆ ต้องอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่แน่นอนว่าไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหน ที่บ้าน หรือที่ทำงาน การประชุมก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องทำเช่นเดียวกัน

แต่หลายคนอาจเกิดคำถามว่า จะทำอย่างไรให้การประชุมผ่านระบบ VDO Conference ที่บ้านของพนักงานแต่ละคน ให้มีประสิทธิภาพเหมือนการประชุมที่ทุกคนนั่งพร้อมหน้าพร้อมตากันในที่ทำงาน

5 วิธีประชุมออนไลน์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ต้องมีผู้ดำเนินการประชุม เช่นเดียวกับการประชุมปกติ ที่ต้องมีคนใดคนหนึ่งช่วยทำหน้าที่ดำเนินการประชุม จัดทำวาระการประชุม ช่วยให้การประชุมดำเนินไปตามแผน และเวลาที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงจัดเตรียมเอกสารให้มีความพร้อมก่อนเริ่มการประชุม

การประชุมออนไลน์ผ่านระบบ VDO Conference ก็ต้องมีผู้ดำเนินการประชุมเช่นกัน แต่หน้าที่อาจต่างจากการประชุมปกติเล็กน้อย คือ ผู้ดำเนินการประชุมควรทำความเข้าใจโปรแกรม VDO Conference ที่ใช้ให้เข้าใจก่อน เช่น วิธีการแชร์หน้าจอของผู้เข้าร่วมประชุม วิธีแทรกไฟล์นำเสนอ รวมถึงวิธีการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของโปรแกรม หากผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นใช้โปรแกรมไม่เป็น ผู้ดำเนินการประชุมควรช่วยสอนแบบคร่าวๆ เพื่อให้การประชุมดำเนินต่อไปได้โดยไม่ติดขัด

สร้างปฎิสัมพันธ์กับผู้ร่วมประชุมอยู่เสมอ

การประชุมออนไลน์ผ่าน VDO Conference มีความยากอย่างหนึ่ง คือคาดเดาอารมณ์ของผู้เข้าร่วมประชุมยาก ไม่รู้ว่ามีความคิดเห็นยังไงกับการประชุม ไม่รู้ว่าใครอยากพูดเสนออะไรบ้าง ดังนั้นในการประชุมออนไลน์ผู้ดำเนินการประชุม ควรคอยถามความคิดเห็นของคนอื่นๆ เสมอ อาจทำได้โดยให้ยกมือเพื่อถามความเห็นด้วย หรือจะกดส่งสติ๊กเกอร์ สัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อแสดงออกความคิดเห็นก็ได้เช่นกัน

คอยสังเกตผู้เข้าร่วมประชุม

การประชุมออนไลน์จำเป็นต้องมีการให้ความสนใจกับผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่าการประชุมแบบปกติ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากจนไม่สามารถสังเกตผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ เช่น การจดบันทึกว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนไหนพูดเรื่องอะไรบ้าง พูดเมื่อไหร่ และใครยังไม่เคยพูดบ้าง ซึ่งคนที่ยังไม่เคยพูดอะไร คุณควรมีการเรียกชื่อเพื่อสอบถามความคิดเห็น เพราะบางครั้งเขาอาจอยากพูด แต่จำนวนคนที่มากเกินไปจนไม่กล้าแสดงความคิดเห็น

รวมผู้ดำเนินการประชุมควรคอยสรุปประเด็นการประชุมอยู่เสมอ เพื่อเช็คให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกัน และไม่หลงประเด็น

ประชุมด้วยความกระชับ และรวดเร็ว

ข้อดีของการประชุมออนไลน์อย่างหนึ่งคือ ไม่ต้องเสียเวลาการเดินทาง ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจึงพร้อมที่จะเริ่มการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำมากที่สุดคือ พยายามทำให้การประชุมมีความรวดเร็ว และกระชับให้มากที่สุด ตรงประเด็น ไม่นอกเรื่อง และจบการประชุมภายใน 20-30 นาที เพราะการประชุมออนไลน์ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนต้องจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือหน้าจอโทรศัพท์ตลอดเวลา ซึ่งหากการประชุมออนไลน์ใช้เวลานานเกินไป จะทำให้เสียสมาธิและประสิทธิภาพการประชุมจะลดลง

ปิดไมค์เมื่อไม่ได้พูด

การประชุมออนไลน์จากที่บ้าน บางครั้งผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนอาจไม่สามารถควบคุมสภาพแวดล้อมที่อาจรบกวนการประชุมได้ เช่น เสียงรบกวนจากคนในบ้าน เสียงสัตว์เลี้ยง และเสียงรถยนต์ที่วิ่งผ่าน ดังนั้นทางออกที่ดีที่สุดคือ การปิดไมโครโฟนหากไม่ได้พูด หากต้องการพูดค่อยเปิดไมโครโฟน เพื่อป้องกันเสียงรบกวนที่ควบคุมไม่ได้

5 โปรแกรมแนะนำ สำหรับการประชุมออนไลน์

ปัจจุบันมีโปรแกรมที่รองรับการใช้งาน VDO Conference หลายโปรแกรมให้เลือกใช้ตามความต้องการ ทั้งแบบเวอร์ชันฟรี และเสียเงิน ซึ่งส่วนใหญ่เวอร์ชันฟรีจะออกแบบมาสำหรับผู้ใช้งานทั่วไปตามบ้าน หรือองค์กรเล็กๆ ที่มีจำนวนผู้ใช้งานไม่มากนัก

Zoom Meeting

เป็นโปรแกรม VDO Conference ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดโปรแกรมหนึ่ง รองรับภาพและเสียงคุณภาพระดับ HD โดยในเวอร์ชันเสียเงินรองรับผู้ใช้งานได้สูงสุดถึง 1 พันคนพร้อมๆ กัน และสามารถแสดงภาพของผู้เข้าร่วมประชุมได้ 49 คนพร้อมกันในหน้าจอเดียว นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ไฟล์ในณะการประชุม และสามารถบันทึกการประชุมได้สูงสุด 10 ปี

ส่วนในเวอร์ชันฟรีรองรับผู้ใช้งานสูงสุดได้ 100 คน แต่สามารถประชุมได้ต่อเนื่อง 40 นาที หลังจากนั้นโปรแกรมจะหยุดการประชุมโดยอัตโนมัติ

Google Hangouts Meet

เป็นโปรแกรม VDO Conference ที่รวมอยู่ใน G Suite ของ Google ที่บริษัทต่างๆ มักสมัครใช้งานอยู่แล้ว จึงสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ของ Google ได้เป็นอย่างดีโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแต่อยากใด เช่น การแชร์นัดหมายการประชุมผ่าน Google Calendar รวมถึงสามารถใช้งานได้ง่ายผ่านเว็บไซต์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ เพิ่มเติม

ส่วนคนที่ไม่อยากเสียเงินก็สามารถใช้งาน Google Hangouts ในเวอร์ชันฟรีได้เช่นกัน แต่มีข้อจำกัดคือ สามารถรองรับผู้ใช้งานได้พร้อมกันเพียง 10 คนเท่านั้น

Bluejeans

เป็นโปรแกรม VDO Conference ที่รองรับการใช้งานแบบเสียเงินเท่านั้น แต่มีช่วงเวลาทดลองใช้ได้ฟรี 30 วัน สามารถรองรับผู้ใช้งานได 50-150 คนพร้อมกัน ขึ้นอยู่กับราคาของแพคเกจที่เลือกใช้ ซึ่งมีราคาอยู่ที่ 14.99-19.99 ดอลลาร์สหรัฐ หรือประมาณ 488.97-652.07 บาทต่อเดือน

Skype

เป็นโปรแกรมสำหรับการส่งข้อความ และ VDO Call ที่ผู้ใช้งานทั่วไปนิยมกัน ข้อดีคือเวอร์ชันฟรีสามารถรองรับการใช้งานได้พร้อมกันสูงสุด 50 คน มีแอปพลิเคชันทั้งในคอมพิวเตอร์ และโทรศัพท์มือถือ รวมถึงสามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ รวมถึงเชิญผู้ใช้งานเข้ามาได้ง่าย เพียงแค่ใส่อีเมลเท่านั้น

ส่วนในเวอร์ชันสำหรับองค์กรธุรกิจ สามารถรองรับการใช้งานได้สูงสุด 250 คนพร้อมๆ กัน และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีกว่าปกติ

Microsoft Teams

เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการทำงานโดยเฉพาะของ Microsoft เหมาะสำหรับองค์กรที่สมัครใช้งาน Office 365 อยู่แล้ว เพราะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว มีทั้งเวอร์ชันฟรีที่สามารถรองรับผู้ใช้งานได้สูงสุด 300 คน แชร์ไฟร่วมกันได้ด้วยความจุ 10 GB ต่อทีม ส่วนเวอร์ชันเสียเงินรองรับการแชร์ไฟล์ร่วมกันบนความจุ 1,000 GB ต่อคน สามารถทำงานร่วมกับ Outlook ในการแชร์นัดหมายการประชุม บันทึกการประชุม และสามารถแก้ไขไฟล์เอกสารร่วมกันได้แบบพร้อมๆ กัน

ที่มา – Fast Company, Tech radar, ZD net

ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา