รวมสูตร Excel รู้ไว้ก่อน รับรองประหยัดเวลาชัวร์!

Source: pixabay

Microsoft Excel เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยเหลือด้านการคำนวณในชีวิตประจำวันได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นเรื่องค่าใช้จ่าย การคำนวณอะไรง่ายๆ ที่ใช้เครื่องคิดเลขแล้วอาจจะสับสน หรือแม้แต่การหารค่าใช้จ่ายเวลาไปทริปกับเพื่อนหลายคนก็เลือกที่จะทำใน Excel เพราะมันชัดเจนและใช้งานง่าย วันนี้เรามาลองเรียนรู้สูตรของ Excel แบบเบื้องต้นกันดีกว่าว่ามีสูตรอะไรบ้างที่ทำให้ชีวิตประจำวันง่ายขึ้นได้บ้าง 

ก่อนอื่น การใช้สูตร Excel นั้น เริ่มต้นจากการใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ในช่อง formula bar (บรรทัดที่มีตัว fx อยู่) จะเป็นการเริ่มต้นใช้งานสูตร หลังจากนั้นเราก็พิมพ์หรือเลือกสูตรที่เราต้องการจากเมนูที่ปรากฎอยู่ อย่างในตังอย่างคือพิมพ์ “=sum” เพื่อเป็นการเรียกใช้สูตร SUM หรือหาผลรวมนั่นเอง 

หมวดคำนวณพื้นฐาน

AVERAGE 

สูตร : AVERAGE (number1,number2,…)

AVERAGE คือการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขที่เราต้องการ วิธีใช้งานคือใส่ตัวเลขที่เราต้องการจะหาค่าเฉลี่ยเข้าไป โดยสามารถใช้ได้ทั้งแบบเลือก Cell และแบบลาก Cell ทั้งจากบนลงล่างและไปทางข้าง เพิ่มความสะดวกให้กับการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขยาวๆ หลาย Cell ดังเช่นการหายอดขายเฉลี่ยของสัปดาห์นี้ของร้านเรา

SUM

สูตร : =SUM (number1,number2,…)

SUM คือสูตรที่ใช้หาผลรวมของจำนวนทั้งหมด โดยการทำงานจะจับเอาตัวเลขทุกตัวเลขที่เราเลือกไปบวกรวมกัน มักจะใช้เวลาที่เรามีจำนวนเยอะๆ แล้วไม่อยากบวกตามเครื่องคิดเลขทีละตัว สามารถลากจำนวนในลักษณะเดียวกับ AVERAGE ได้ 

MAX / MIN

สูตร : =MAX (number1,number2,…) /   =MIN (number1,number2,…)

MAX และ MIN ใช้สำหรับหาค่าที่มากและน้อยที่สุดใน Range ที่เรากำหนด  

COUNT / COUNTA

สูตร : COUNT(value1, [value2], …) / COUNTA(value1, [value2], …)

การใช้ COUNT คือการนับจำนวน Record ที่อยู่ใน Range ที่เรากำหนดไว้ โดย COUNT จะนับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น ส่วน COUNTA จะเป็นการนับตัวอักษรซึ่งรวมทั้งตัวเลขด้วย ซึ่งความหมายของ A ที่อยู่ข้างหลังก็คือคำว่า Alphabet ที่แปลว่าตัวอักษรนั่นเอง

หา Percentage

สูตร : (ยอดขาย/ยอดขายทั้งหมด)*100

จากตัวอย่าง เรามีเลขยอดขายประจำสัปดาห์นี้ในแต่ละวันอยู่แล้ว หากเราต้องการหาว่ายอดขายแต่ละวันนั้นคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นของสัปดาห์นี้ สามารถใช้สูตรนี้ในการคำนวณได้เลย รวมถึงการหาเปอร์เซ็นของยอดอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นเปอร์เซ็นนักเรียนมาสายในแต่ละวันประจำสัปดาห์ เปอร์เซ็นวันลาของพนักงานแต่ละเดือน 

Tips : หากต้องการความรวดเร็วยิ่งขึ้นกรณีมีข้อมูลหลายบรรทัด สามารถเขียนสูตรที่บรรทัดแรกแล้วใส่เครื่องหมาย $ หน้าและหลังตัวอักษรคอลัมน์นั้นๆ จากนั้นสามารถลากผลลัพธ์ลงมาตามต้องการได้ (หรือจะกด F4 ก็ได้เหมือนกัน)

หมวดจัดการตัวอักษร 

CONCATENATE

สูตร : CONCATENATE(text1, [text2],…)

การใช้ CONCATENATE คือการนำข้อมูลใน Cell ที่เรากำหนดไว้มาต่อกัน ส่วนใหญ่ใช้ในกรณีที่เอาค่าหลังคำนวณมาต่อกับประโยคเพื่อให้สามารถ Dynamic ได้กรณีที่ข้อมูลมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง 

BAHTTEXT

สูตร : =BAHTTEXT(number)

หลายครั้งที่เราต้องพิมพ์ตัวเลขจำนวนเป็นภาษาไทยซึ่งมีโอกาสที่จะผิดสูงหากตัวเลขมีจำนวนหลายๆ หลัก หรือมีจำนวน Record มากๆ การใช้สูตร BAHTTEXT จึงเป็นสูตรลัดทีดีมากๆ ในการลดเวลาสำหรับคนที่จำเป็นตัองเขียนเลขจำนวนเป็นภาษาไทยบ่อยๆ

LEN 

สูตร : =LEN(text)

บางกรณีที่เราต้องตรวจสอบจำนวนตัวอักษร ตัวเลข ว่าขาดหรือเกินหลักที่เรากำหนดไว้หรือไม่ แต่จะให้นับเองก็อาจจะเสียเวลา จึงเป็นที่มาของสูตร LEN ที่จะช่วยนับตัวอักษรใน Cell นั้นให้ โดยสามารถใช้กับภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ด้วย 

PROPER / UPPER / LOWER

สูตร : PROPER(text) ,UPPER(text), LOWER(text)

สูตรเหล่านี้จะคอยอำนวยความสะดวกเมื่อเวลาที่คุณต้องการปรับรูปแบบประโยคหรือตัวหนังสือเป็นตัวเล็กหรือตัวใหญ่ทั้งหมด รวมทั้งขึ้นต้นด้วยตัวใหญ่โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่

IF

สูตร : =IF(เงื่อนไข, ค่าที่แสดงผลหากเงื่อนไขเป็นจริง, ค่าที่แสดงผลหากเงื่อนไขเป็นเท็จ)

หลักการใช้งาน IF เป็นไปตามหลักตรรกศาสตร์คือมีการเปรียบเทียบสองค่าในสูตร หากเงื่อนไขเป็นจริงหรือเป็นเท็จ ให้แสดงผลไปตามการแสดงผลที่เราได้ตั้งค่าเอาไว้ ซึ่งสามารถเขียนได้ตามตัวอย่างด้านบน

จะเห็นได้ว่า Excel นั้นมีประโยชน์กับเรามากๆ แม้ในการคำนวณหรือช่วยในการทำงานแบบพื้นฐานที่ก่อนหน้านี้หลายคนอาจจะใช้วิธีการพิมพ์เองหรือไม่รู้จะต้องหาสูตรลัดจากที่ไหน รวมถึงสูตรเหล่านี้สามารถประยุกต์ใช้กับงานและชีวิตประจำวันได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว

Source: https://www.9experttraining.com/articles/microsoft-excel-functions-a-to-z https://www.sanook.com/campus/1410799/

ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา